Penulisan Emel yang Berkesan

Pastikan Mesej Kita Dibaca dan Diambil Tindakan

Adakah orang respon kepada emel anda seperti mana yang anda kehendaki? Ataupun mereka buat tak kisah aje, atau terlepas pandang maklumat-maklumat penting? Dan, adakah anda pasti anda telah memberi gambaran yang terbaik melalui emel anda?

Apabila kita menghantar emel, ada bebarapa panduan yang mudah untuk diikuti bagi memastikan emel kita memberi gambaran yang positif dan mendapat respon seperti mana yang kita kehendaki.

Subject Lines are Headlines

Tajuk-tajuk berita di dada-dada akhbar mempunyai dua (2) fungsi, iaitu: 1) untuk menarik perhatian kita, pembaca, 2) untuk menyatakan artikel itu berkaitan apa. Ini akan membantu kita buat keputusan sama ada nak baca artikel itu atau tidak.

Tajuk (subject) pada emel sepatutnya melakukan fungsi yang sama. Oleh itu guna atau pilih perkataan yang bersesuaian supaya penerima tahu apa kandungan emel kita sepintas lalu.

Jika emel kita adalah salah satu siri emel, contohnya laporan mingguan projek, letakkan tarikh laporan pada tajuk emel (subject line).

Jika emel itu memerlukan tindakan, kita perlu highlight tindakan itu pada tajuk emel, contohnya, "Please reply by February 28".

Harus diingat bahawa ramai orang (termasuk kita juga) mahu mengurangkan spam email yang mereka terima. Jika kita menggunakan sebaik mungkin fungsi tajuk emel kita, peluang emel kita dibuka dan dibaca akan meningkat. Jadi tidaklah orang sangkakan emel kita tu spam email sepintas lalu dan di delete kan tanpa membacanya.

Jangan biarkan tajuk emel kosong (blank). Emel yang tiada tajuknya, kebiasaannya spam email.

Contoh Kurang Baik:

Subject: Meeting

Hi Jim,

I just wanted to remind you about the meeting we have scheduled next week. Do let me know if you have any questions!

Best wishes,

Mark

Emel ini adalah satu contoh komunikasi yang kurang baik. Apa taknya, cuba tengok pada tajuk, "Meeting". Kenapa tajuknya kurang baik? Kerana tajuknya tidak memberikan informasi.

Jika emel ini dituju kepada kita, dan banyak meeting yang dijadualkan untuk kita hadiri, kita akan tertanya-tanya meeting yang mana satu dimaksudkan oleh si Mark ni. Pening lalat jugalah sekejap. "Bodoh punya orang" pun mungkin terkeluar. Dahlah tu, dalam mesej pun tak ada sebut, meeting apa? Bila? Di mana?

Jadi apa anda akan buat ke atas emel ini? delete atau reply dengan kata-kata "apa ni?". Ni ayat geramlah. Itu kalau kita, penerimanya. Oleh itu, elakkan hantar emel sebegitu rupa iaitu tajuk yang tergantung dan tiada maklumat lengkap. Ikuti contoh ini ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Reminder of 10am Meeting Sched. 10/05 on PASS Process.

Hi Jim,

I just wanted to remind you about the meeting we have scheduled for Monday, October 5, at 10:00am. It's being held in conference room A, and we'll be discussing the new PASS Process.

If you have any questions, feel free to get in touch (x3024).

Best Wishes,

Mark

Ha, kan bagus dapat emel macam tu. Baca tajuknya pun dah dapat isi-isi penting dalam emel tu, dan mesej dalam emel itu memberikan informasi tambahan, nice to know.

Make One Point per Email

Jika kita ada banyak perkara yang nak disampaikan dalam emel, sila hantar emel yang berasingan bagi setiap perkara. Janganlah dilambakkan semua benda dalam satu surat, macam zaman dulu.

Jika kita hantar emel yang berlainan mengikut perkara yang dibincangkan, penerima (correspondent) kita dapat menjawab secara berasingan setiap perkara dan dalam jangka masa yang bersesuaian.

Contohnya, suatu perkara tu perlukan jawapan yang ringkas saja, jadi correspondent kita dapatlah menjawab dengan pantas. Ada perkara yang mungkin perlukan sedikit kajian sebelum dapat dijawab.

Jadi, dengan menghantar emel yang berbeza-beza mengikut perkara, kita akan mendapat jawapan yang jelas. Di samping itu, kita juga membantu rakan-rakan kita itu mengurus inboxes mereka dengan lebih cekap.

Jika kita mahu masukkan beberapa points tentang perkara yang sama, tuliskan setiap point itu dalam paragraf / perenggan yang berasingan dan numbered paragraf itu.

Samalah seperti mana-mana business letters, setiap emel kita perlulah jelas, padat, dan tujuan emel dinyatakan di awal paragraf. Ayat-ayat yang digunakan perlulah ringkas dan tepat. Isi kandungan emel mempunyai semua maklumat yang penting dan perlu, direct and informative.

Contoh Kurang Baik:

Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,

Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2. I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Also, I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, regarding the new ad campaign. It's at 11:00, and will be in the small conference room.

Please let me know if you can make that time.

Thanks!

Monica

Tajuk emel Monica bagus, dan dia juga menyatakan dengan jelas apakah pembetulan yang perlu dibuat oleh Jackie.

Tapi di manakah silapnya emel Monica ini?

Paragraf ke-2, dia menceritakan tentang perkara lain yang mana sangat penting. Sepatutnya Monica menghantar dua (2) emel yang berasingan yang berbunyi begini ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,

Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2. I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Thanks for your hard work on this!

Monica

AND

Subject: Friday 10/9, 11am Meeting w/PR Dept

Hi Jackie,

I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, 10/9, regarding the new ad campaign.

It's at 11:00am, and will be in the small conference room. Please let me know if you can make that time.

Thanks!

Monica

Kan cantik macam ni. Jackie pun senang semak dalam inbox dia apa yang diperlukan oleh Monica. Mana perkara yang dah settle dapatlah di delete kan. Dia hanya simpan emel yang relevant sahaja.

Specify the Respond You Want

Pastikan kita nyatakan apakah respond yang kita perlukan, contohnya panggilan telefon atau follow-up appointment.

Kemudian, masukkan maklumat untuk dihubungi iaitu nama, jawatan, dan nombor telefon kita, walaupun emel secara dalaman (dalam pejabat yang sama).

Ingat, semakin mudah kita membuatkan orang lain respond emel kita, semakin besar peluang mereka melakukannya.

Contoh Kurang Baik:

From: reliablelandscapes@domain.com

Subject: Proposal

Lynn,

Did you get my proposal last week? I haven't heard back and wanted to make sure.

Can you please call me so we can discuss?

Thanks!

Peter

Ada beberapa maklumat yang tertinggal dalam emel ini. Pertama, maklumat tentang proposal. Bagaimana jika si Lynn itu menerima banyak proposal? Yang mana satu si Peter ni cakapkan? Adakah dia hantar secara emel atau pos?

Jika si Lynn nak hubungi si Peter, bagaimana? Tiada contact number diberi, di mana pejabatnya. Di akhir emelnya tidak dinyatakan nama penuh dan jawatannya. Dahlah tu, namanya tidak tercatat dalam emel address pulak tu.

Jika si Peter beri emel yang macam ni kan bagus ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Checking On Reliable Landscapes Proposal

Dear Lynn,

I just wanted to check that you have received the landscaping proposal I emailed to you last week. I haven't heard back and wanted to make sure it went through.

Can you please call me by Thursday so we can discuss? This is when our discount offer expires, and I want to make sure you don't miss it!

The quickest way to contact me is by cell phone.

Thanks!

Peter Schuell, Owner Reliable Landscaping, Inc. 555.135.4598 (office) 555.135.2929 (cell)

Semua maklumat penting yang diperlukan ada dinyatakan. Peter juga menyatakan apakah tindakan yang perlu dibuat oleh Lynn (call me by Thursday).

Using EOM Headlines

Jika kita nak sampaikan maklumat yang ringkas saja, guna teknik EOM - End Of Message.

Caranya adalah letakkan semua maklumat yang diperlu diketahui pada tajuk emel dan diakhiri dengan huruf "EOM". Ini memberitahu kepada penerima bahawa dia tidak perlu membuka emel itu, semua maklumat telah ada pada tajuk. Tajuk emel adalah mesejnya.

Contoh:

Subject: 10/5 Meeting, 10am, Conf. Rm. A, On PASS Procedure EOM

Be a Good Correspondent

Pastikan kita sentiasa menyemak inbox kita dan memberi respon ke atas perkara yang diperlukan. Ini adalah cara mudah untuk pamerkan courtesy kita dan dapat menggalakkan orang lain menjawab emel kita dalam jangka masa yang sepatutnya.

Jika maklum balas yang terperinci diperlukan dan kita tidak dapat mengumpul semua informasi yang diperlukan dalam masa terdekat untuk beri respon kepada emel itu, hantarkan jawapan atau reply dengan menyatakan kita telah terima emel itu dan perlukan sedikit masa untuk mengumpul semua maklumat yang diperlukan. Perlu dinyatakan bilakah tarikh yang dijangkakan kita akan memberi maklum balas.

Berapa kerap kita perlu semak inbox kita bergantung kepada nature of our work. Dengan kata mudah, ikut kesesuaian kerja kita. Harus diingat, elakkan mengganggu tugasan yang sedang kita laksanakan semata-mata untuk check emel kita. Ini mungkin mengganggu tumpuan kita.

Internal Email

Walaupun ianya hanyalah emel dalaman, usahlah terlalu santai atau informal. Harus diingat bahawa ini adalah satu bentuk komunikasi secara bertulis yang dapat dicetak dan dibaca oleh orang lain juga. Elakkan kesilapan ejaan dan penggunaan slang dalam emel.

Sebagai rumusan, perkara-perkara yang perlu diberi perhatian semasa kita menulis emel adalah seperti berikut:

1. Subject Lines are Headlines
2. Make One Point per Email
3. Specify the Respond You Want
4. Using EOM Headlines
5. Be a Good Correspondent
6. Internal Email

Ini semua hasil blog walking Bonda untuk manfaat kita bersama.