Pengalaman Bermesyuarat Bersama Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Salam buat rakan-rakan dan anak-anak Bonda.

Terima kasih kerana masih sudi menjenguk Bonda di Pena-Bonda. Hanya ucapan kemaafan yang mampu diucap berkali-kali kerana sering tidak dapat menepati janji sendiri. Janji dan tekad Bonda untuk sentiasa up date cerita, dapat dua (2) kali seminggu pun dah cukup baik bagi Bonda. Tapi ...

Okaylah berbalik kepada story Bonda pada kali ini. Bonda seboleh-boleh mahu merakam dan mengabadikan pengalaman pertama kali dalam sesuatu perkara. Hal ini kerana pengalaman kali pertama mempunyai banyak cerita pahit, manis dan masamnya (3 rasa). Masih ingat cerita Bonda menyediakan Kertas Kerja Buat Dato' Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia? Minat nak tau sambungan cerita itu? Part 2 cerita itu adalah tentang pembentangan kertas kerja itu di depan Dato' Abdul Ghafar bin Mahmud, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM).

Bonda tidak berpeluang buat pembentangan itu. Pembentangan sepatutnya dibuat pada 21 Disember 2011 (Rabu) pukul 2.30 petang dalam suatu mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. 

Kenapa? Apa dah berlaku? Kerana pengerusi mesyuarat tidak bersetuju dengan cara pengendalian mesyuarat. 

Sekadar makluman, inilah kali pertama Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Pernah juga dengar-dengar cerita, jika hadir dalam mesyuarat yang dipengerusi oleh Dato' Seri KPPM, perlu bersedia dengan fakta dan data, hujah mesti disokong dengan data. Seram mendengarnya kerana takut gagal menyakinkan pengerusi. 

Banyak yang Bonda pelajari daripada mesyuarat kali pertama ini. Bonda harap dan berdoa, apa yang akan Bonda perkatakan, tidak disalah anggap oleh mana-mana pihak. Tujuan Bonda hanya sebagai suatu pengajaran. Yang baik dijadikan pengajaran (the Do's), Yang kurang baik tu dijadikan sempadan (the Don'ts). Selain daripada pengalaman sendiri, kita juga perlu belajar daripada pengalaman orang lain. Ambil iktibar daripada kesilapan orang lain dan diri sendiri. Itulah prinsip Bonda. Sebab tulah Bonda suka nak tahu dan ambil tahu bagaimana orang lain melaksanakan sesuatu perkara sebelum Bonda melakukannya.Sorry lah kerana agak meleret, tapi objektifnya mahu anda faham dan jelas tujuan penulisan ini.

Mesyuarat yang Bonda hadiri adalah Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf (JIPS) Kementerian Pelajaran Malaysia. Mesyuarat kali pertama bagi Bonda dan juga bagi Dato' Seri KPPM. Ini kerana dalam ucapannya, dia menyatakan, satu (1) tahun dia menunggu untuk mempengerusikan mesyuarat ini. Mungkin pada tarikh-tarikh sebelum ini, tarikh mesyuarat bertembung dengan tugas rasmi beliau yang lain. Oleh kerana ini kali pertama, Dato' Seri KPPM menyatakan:

1. Kepentingan Mesyuarat. Mesyuarat ini wajib diadakan dan ia penting bagi semua bos besar (Ketua Jabatan) di semua Bahagian KPM dan bos-bos besar di Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk hadir dalam mesyuarat ini. Dato' Seri KPPM mahu mesej yang disampaikan dalam mesyuarat, sampai kepada semua (akar umbi);
2. Tumpuan Mesyuarat. Mesyuarat bertumpu kepada Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) bagi warga KPM. Bagi Dato' Seri KPPM, kursus dan latihan amat penting. Oleh itu perbincangan mesyuarat akan berfokus kepada empat (4) perkara utama iaitu Merancang apa yang akan dibuat, Melihat dan Mengumpul sumber yang ada, Bagaimana nak dilaksanakan, dan yang terakhir Menilai keberkesanan program latihan atau kursus yang dijalankan.
3. Matlamat Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP). LDP bermatlamatkan meningkatkan kapasiti anggota (capacity building).

Hasrat Dato' Seri KPPM:

1. Mesyuarat JIPS juga membincangkan perkara how to deal with incompetency.
2. Dalam membuat perancangan kursus atau latihan, ianya dimulakan dengan outcome, selepas itu barulah cerita tentang kursus. Jangkauan kursus atau latihan juga perlu dinyatakan (golongan yang patut diberi latihan).
3. Pegawai Latihan mestilah pegawai yang betul-betul tahu mengendalikan urusan latihan. Jika tidak tahu, kena belajarlah, cari maklumat. Setakat pengetahuan asas bagaimana nak menguruskan latihan, Bonda rasa info tu dapat dicari daripada internet. Lebih-lebih daripada itu, elok jugalah Pegawai Latihan diberi kursus.
4. Pengurusan latihan di setiap organisasi tidak diserah kepada pegawai yang bermasalah atau kurang diperlukan (mungkin disebabkan sikap pegawai).
5. Setiap bos menamakan Pegawai Latihan dan pegawai itu hadir bersama bos dalam mesyuarat JIPS.
6. Pegawai Latihan menjadi contact person antara organisasi itu dengan urus setia mesyuarat JIPS.

Begitu panjang lebar Dato' Seri KPPM menyampaikan amanatnya. Ada lapan (8) pembentangan dalam mesyuarat itu (berdasarkan agenda mesyuarat), pembentangan Bonda yang terakhir. Hanya satu (1) pembentangan sahaja yang dapat dibuat. Itupun dijalankan sebelum Dato' Seri KPPM hadir. Mesyuarat dimulakan tanpa kehadirannya tapi dengan izinlah. Dato' Seri tenguk jugalah slide pembentangan pertama. Tidak mencapai hasratnya (Bonda agaklah) sebab itulah pembentangan yang lain ditangguhkan dan mungkin perlu disesuaikan berdasarkan hasrat pengerusi.

Satu perkara yang ditegur oleh Dato' Seri KPPM, pihak urus setia tidak datang menemui beliau iaitu tidak memberi taklimat ringkas tentang perjalanan mesyuarat sebelum mesyuarat dijalankan. Jadi perkara ini perlu diambil ingatan (juga apa yang Bonda pelajari ketika bertugas di pejabat) iaitu sekiranya kita adalah pihak urus setia, sebelum mesyuarat, kita perlu berbincang dengan pengerusi tentang perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Ini supaya tiada salah faham dan silap tafsiran. Kita juga dapat selaraskan kehendak bos @ pengerusi mesyuarat agar objektif mesyuarat tercapai. Dapat sokongan bos terlebih dahulu. 

Selesailah sudah cerita pengalaman Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Sebelum diakhiri post ini, Bonda nak buat catatan peribadi sikit. Cerita tentang penyediaan slide pembentangan Bonda. Masuk aje ofis pada pagi Isnin tu, Bonda cepat-cepat hantar slide itu secara emel kepada 2nd and top bos Bonda. Untuk top bos, Bonda serahkan juga salinan hardcopy untuk memudah dan mempercepatkan bos menyemaknya. Hasilnya, kedua-dua bos terima dan meluluskan hasil kerja Bonda tanpa sebarang pindaan. Syoknya. Jadi tercapailah target Bonda untuk menyerahkan slide itu kepada pihak urus setia mesyuarat pada hari Isnin. Kawan Bonda yang ditugaskan menyediakan slide pembentangan untuk kertas makluman kedua daripada organisasi Bonda, tidak dapat menyiapkannya pada tarikh yang ditetapkan. Bonda bangga dengan pencapaian diri sendiri. Bonda catat semua ini sekadar mahu menaikkan semangat dan motivasi kerja Bonda kerana ia sering turun naik. Sebagai ingatan, bos perlu dimaklumkan dan kelulusannya perlu diperolehi sebelum kita teruskan langkah selanjutnya. Tahu di mana kedudukan kita sebagai kakitangan dan hormati kedudukan bos, petua untuk mudah bekerja bersama bos.

Oleh itu, kita jumpa lagi di lain waktu. Bonda minta jutaan maaf sekiranya ada yang tersinggung. Jumpa lagi.

7 Hari Seminggu Urusan Passport

Salam buat rakan-rakan dan anak-anak Bonda.

Tahukah anda bahawa urusan penyediaan passport dah dapat dibuat juga pada hari Sabtu dan Ahad. Bonda baru dapat tahu dalam bulan November 2011 baru-baru ni. Ya lah, tak ada urusan sangat di pejabat Imigresen. Jadi perkembangan terkini kurang mengetahuilah. Berdasarkan maklumat yang Bonda dapat, hanya Selangor, Putrajaya dan Kuala Lumpur aje yang menawarkan perkhidmatan sebegini.

Pejabat Passport yang terlibat adalah seperti berikut:

1. Pejabat Cawangan Presint 15, Putrajaya.

No. telefon : 03 8881 1091

2. Pejabat Cawangan Wangsa Maju, Kuala Lumpur. 

No. telefon : 03 4142 3449

3. Pejabat Cawangan Kajang, Selangor. 

No. telefon : 03 8734 4344

4. Pejabat Cawangan Subang, Selangor. 

No. telefon : 03 7847 1678

5. Pejabat Cawangan Pelabuhan Klang, Selangor. 

No. telefon : 03 3168 8166

Waktu beroperasi : 8 pagi hingga 1.00 petang (Sabtu dan Ahad)

Jika anda nak buat passport untuk anak-anak, anak-anak tu perlu dibawa bersama ke pejabat passport tu. Selain daripada tuan punya badan yang nak dibuat passport, anda juga perlu sediakan 1 keping gambar (berwarna), ukuran passport dan salinan kad pengenalan (My Kad atau My Kid). Nombor surat beranak kena tahu dan ingat juga sebab perlu diisi dalam borang permohonan.

Bila nak fotostat kad pengenalan, pastikan muka depan dan belakang kad pengenalan berada pada muka surat yang sama. Dari segi bayaran pulak, ada dua (2) bayaran passport iaitu

1. RM100.00 - untuk tempoh sah laku selama 3 tahun;

2. RM300.00 - untuk tempoh sah laku selama 5 tahun.

Selain daripada perbezaan tempoh sah laku, ia juga berbeza dari segi ketebalan atau bilangan muka surat.

Pesanan Bonda, jika berurusan pada hari Sabtu (berdasarkan pengalaman), datang awal pagi. Pukul 8 pagi dah ada kat pejabat passport tu. Hari Sabtu ramai famili yang datang (ada yang bawa baby lagi). Jika anda bujang atau solo dan buat untuk diri sendiri, datang aje pada hari biasa, mungkin lebih cepat selesai dan kurang rimas. Bagi ibu mengandung dan warga emas ada nombor gilirannya yang tersendiri. Lebih cepat nombornya dipanggil.

Bonda cuma menemani anak bujang Bonda buat passport. Anak Bonda dah beri amaran dan Bonda pun dah agak jugalah mungkin terpaksa menunggu lama untuk selesai. Jadi Bonda bawalah kerja-kerja ofis yang perlu diselesaikan.

Sedang Bonda duduk menulis-nulis, fikir-fikir, tiba-tiba terpandang telatah seorang ibu ini dengan anak-anaknya. Bonda lebih senior daripada ibu itulah. Dia bawa bekal sebagai sarapan anak-anaknya. Anak-anaknya lima (5) orang (bersekolah menengah dan juga bersekolah rendah). Bonda tabik spring kepada ibu ini. Bila dia buka begnya, macam-macam makanan keluar. Ada maggie goreng, ada sausage, air panas (air milo agaknya), air mineral dan juga jajan (kata orang Jawa). Prihatin betul ibu ini dengan keperluaan anak-anaknya. Kira-kiranya tak ada alasan untuk anak-anaknya berbelanja di kedai berhampiran. Tapi famili yang bawa bekal macam tu tak ramai. Sebab itulah kedai yang berhampiran dapat jualan (sales) yang menggalakkan pada hari itu.

Daripada gaya ibu itu melayan kerenah dan memenuhi keperluan anak-anaknya, Bonda agak dia seorang surirumah sepenuh masa. Bagi diri Bonda yang bekerjaya ni, lebih fikirkan nak rehatkan diri selepas kerja, ambil mudah aje sebab tu bawa duit untuk berbelanja. 

Tujuan Bonda bercerita ni sekadar nak beritahu (pada diri Bonda) masih ada para ibu yang kisah tentang keperluan anaknya dengan cara menyiapkan homemade food. Bagi anak-anak, ingat dan kenanglah kisah-kisah manis serta kemesraan dengan ibu anda, tak kiralah sekecil mana. Tunjukkanlah penghargaan anda pada dia sementara dia masih ada (anda dapat peluk cium lagi dia). Itulah sedikit sebanyak rencah kehidupan.

"Mothers are the people who love us for no good reason. And those of us who are mothers know it's the most exquisite love of all." - Maggie Gallagher.

Kertas Kerja Buat Dato' Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Salam buat rakan taulan dan anak-anak Bonda.

Pernah terima pengiktirafan daripada bos? 

Masih ingat lagi ke apakah pengiktirafan yang diberi? 

Apa kesannya ke atas diri anda? 

Pada pandangan Bonda, elok dicatat dan disimpan (sekiranya dapat dilakukan) pengiktirafan yang bos beri tu. Ini dapat memberi atau menaikkan semangat kerja yang ada kalanya menurun. Besar atau kecil pengiktirafan itu bukan persoalannya, yang pentingnya, pengiktirafan, walau dalam apa bentuk sekalipun tapi mestilah mengikut etika kerja dan peraturan agama.

Sehubungan itu, kali ini Bonda mahu merakamkan salah satu bentuk pengiktirafan yang Bonda terima daripada bos Bonda, Encik Khalid, Setiausaha Bahagian. Sebelum Bonda beritahu, Bonda nak ceritalah latar belakang kisahnya. Ini juga adalah catatan pengalaman buat cucu-cucu Bonda kerana pada ketika cucu-cucu Bonda dah pandai mendengar, Bonda pulak yang dah lupa ceritanya. So inilah ceritanya ...

Bonda mendapat 'Arahan Tugas' untuk menyediakan kertas kerja yang mahu dibentangkan oleh bos Bonda dalam mesyuarat jawatankuasa induk peringkat pengurusan tertinggi Kementerian Pelajaran Malaysia. Arahan ini Bonda terima pada hari Selasa dan kertas kerja itu perlu dikemukakan kepada pihak urus setia dalam kadar segera. Setelah 2nd bos (Timbalan Setiausaha Bahagian) buat perundingan dengan pihak urus setia, Bonda diberi tempoh sehingga hari Jumaat untuk hantar kertas kerja itu.

Bonda sebenarnya sedang mengikuti latihan atau kelas SPSS iaitu belajar dan hands on bagaimana membuat analisis dan penyediaan laporan menggunakan perisian SPSS. Latihan tu selama dua (2) hari penuh (Selasa dan Rabu). Mana ada masa nak duduk mengarang. Berontak hati Bonda. Tapi arahan tetap arahan. Perlu dilaksanakan tanpa sebarang alasan. Oleh itu, selesai aje kelas buat hari itu, Bonda fokuskan kepada penyediaan kertas kerja. Tapi Bonda terpaksa buat kat rumah sebabnya pada masa yang sama pejabat Bonda dalam proses mendapatkan pensijilan Amalan 5S. Audit luar akan datang dalam minggu tu jugak, hari Khamis. Masih ada perkara dan kawasan yang perlu dilabel (Seragam) dan Sapu.

Jadi kat rumahlah (pada malamnya) Bonda baru dapat duduk berfikir dan mengarang. Tugas ini adalah satu cabaran buat Bonda. Bonda perlu karang kertas ilmiah dan akan dibaca oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM) serta top leaders di Kementerian Pelajaran Malaysia. Ni First time Bonda sediakan kertas kerja buat KPPM. Hajat di hati tak nak tidur pada malam tu, nak siapkan jugak derafnya. Tapi bila dah mengantuk, lupa itu semua. Jadi Bonda mengambil masa 2 malam untuk siapkan deraf pertama.

Nasib baiklah kelas SPSS tu dijalankan di pejabat (Allah sentiasa membantu kita dalam memudahkan urusan). Jadi dapatlah jugak Bonda mencelah-celah uruskan perkara ini. Dalam proses penyediaan kertas kerja ini, Bonda juga berbincang dengan top bos Bonda. Nak tau jugalah apa kehendaknya dalam menentukan hala tuju kertas kerja itu.

Untuk makluman anda, kertas kerja untuk dibentangkan dalam mesyuarat jawatankuasa induk tu hanya ada 2 jenis aje iaitu kertas cadangan dan kertas makluman. Kertas cadangan - apabila kita mahu dapatkan persetujuan, kelulusan dan mandat jawatankuasa atas perkara yang kita mahu lakukan. Manakala kertas makluman pula apabila kita mahu melaporkan kemajuan atau tindakan sesuatu perkara.

Perkara yang bos Bonda mahu kemukakan bukanlah cadangan kerana ia belum mantap dan masih kurang sesuai untuk dicadangkan. Ia juga bukanlah makluman kerana ia tidak melaporkan kemajuan atau tindakan yang diambil. Ianya hanya suatu perkongsian pengalaman atau idea dan harapan bos Bonda, idea itu dibeli oleh pengurusan atasan KPM.

Semasa dalam perbincangan dengan top bos Bonda, selain daripada menyediakan kertas kerja, dia juga mahu Bonda sediakan power point pembentangan dan membuat pembentangan semasa mesyuarat itu nanti. Telan air liur Bonda. Semuanya first time. Berada dalam mesyuarat tu pun tak pernah, inikan pulak nak buat pembentangan. Bos Bonda tu beri semangat dan kata-kata motivasi serta menyatakan harapannya ke atas Bonda.

Kertas kerja yang akan dibentangkan bertajuk Pelaksanaan Latihan Berasaskan Kompetensi Di BPPK. Top bos mahu Bonda menjadi Subject Matter Expert (SME) dalam Latihan Berasaskan Kompetensi. Dia juga memberi peluang dan ruang kepada Bonda untuk tonjolkan diri. Promosi dirilah katakan. Idea awal untuk melaksanakan latihan berasaskan kompetensi, datangnya daripada dialah. Bonda cuma berusaha sedaya upaya menterjemahkannya supaya hasrat bos Bonda tu tercapai.

Hari Khamis, Bonda serahkan deraf pertama kertas kerja kepada 2nd bos. Pada masa yang sama, Bonda juga telah mula menyediakan power point pembentangan. Selepas mengambil kira pandangan dan komen daripada 2nd bos, Bonda olah kembali kertas kerja itu. Nasib baiklah tidak banyak perubahan. Selesai pindaan dibuat, deraf kedua diserahkan kepada 2nd bos. Satu salinan juga Bonda serahkan kepada top bos Bonda. Tiada apa-apa lagi komen daripada 2nd bos. Semua dah okay. Daripada top bos, inilah komennya ...

"Tahniah! saya bersetuju dengan pendekatan yang dibuat. Terima kasih. Pastikan 'slide presentation' nya juga canggih."

Seronoknya Bonda bila baca komennya. Belum pernah lagi dapat komen yang sebegitu memberangsang. Teruja. Senyum sampai ke telinga. Dalam hati Bonda pulak, berbunga-bunga. Puas dengan pencapaian diri. Berkat daripada sokongan serta bimbingan 2nd. bos Bonda, Puan Rozainum binti Ahmad. "Terima kasih Puan." Bonda mencapai 80% target iaitu Bonda dapat emel kan kertas kerja itu kepada urus setia mesyuarat pada hari Jumaat.

Power point pembentangan masih dalam peringkat memohon pandangan dan kelulusan serta restu bos. Deraf pertama power point pembentangan, 2nd bos dah beri pandangan dan komen pada hari Jumaat. Hari Isnin nanti Bonda akan serahkan 2nd deraf kepada 2nd bos dan top bos. Target Bonda, pada hari Isnin, Bonda dapat emel kan power point pembentangan itu kepada pihak urus setia (dengan kelulusan bos).

Aduh! Panjangnya cerita di sebalik tabir. Tujuan Bonda cerita panjang-panjang ni supaya anda dapat kutip isi-isinya sebagai panduan, jika diperlukan. Bonda juga sekadar nak berkongsi keseronokan dan kepuasan pencapaian tugas yang dilaksanakan. Jumpa lagi.