Pengalaman Bermesyuarat Bersama Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Salam buat rakan-rakan dan anak-anak Bonda.

Terima kasih kerana masih sudi menjenguk Bonda di Pena-Bonda. Hanya ucapan kemaafan yang mampu diucap berkali-kali kerana sering tidak dapat menepati janji sendiri. Janji dan tekad Bonda untuk sentiasa up date cerita, dapat dua (2) kali seminggu pun dah cukup baik bagi Bonda. Tapi ...

Okaylah berbalik kepada story Bonda pada kali ini. Bonda seboleh-boleh mahu merakam dan mengabadikan pengalaman pertama kali dalam sesuatu perkara. Hal ini kerana pengalaman kali pertama mempunyai banyak cerita pahit, manis dan masamnya (3 rasa). Masih ingat cerita Bonda menyediakan Kertas Kerja Buat Dato' Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia? Minat nak tau sambungan cerita itu? Part 2 cerita itu adalah tentang pembentangan kertas kerja itu di depan Dato' Abdul Ghafar bin Mahmud, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM).

Bonda tidak berpeluang buat pembentangan itu. Pembentangan sepatutnya dibuat pada 21 Disember 2011 (Rabu) pukul 2.30 petang dalam suatu mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. 

Kenapa? Apa dah berlaku? Kerana pengerusi mesyuarat tidak bersetuju dengan cara pengendalian mesyuarat. 

Sekadar makluman, inilah kali pertama Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Pernah juga dengar-dengar cerita, jika hadir dalam mesyuarat yang dipengerusi oleh Dato' Seri KPPM, perlu bersedia dengan fakta dan data, hujah mesti disokong dengan data. Seram mendengarnya kerana takut gagal menyakinkan pengerusi. 

Banyak yang Bonda pelajari daripada mesyuarat kali pertama ini. Bonda harap dan berdoa, apa yang akan Bonda perkatakan, tidak disalah anggap oleh mana-mana pihak. Tujuan Bonda hanya sebagai suatu pengajaran. Yang baik dijadikan pengajaran (the Do's), Yang kurang baik tu dijadikan sempadan (the Don'ts). Selain daripada pengalaman sendiri, kita juga perlu belajar daripada pengalaman orang lain. Ambil iktibar daripada kesilapan orang lain dan diri sendiri. Itulah prinsip Bonda. Sebab tulah Bonda suka nak tahu dan ambil tahu bagaimana orang lain melaksanakan sesuatu perkara sebelum Bonda melakukannya.Sorry lah kerana agak meleret, tapi objektifnya mahu anda faham dan jelas tujuan penulisan ini.

Mesyuarat yang Bonda hadiri adalah Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf (JIPS) Kementerian Pelajaran Malaysia. Mesyuarat kali pertama bagi Bonda dan juga bagi Dato' Seri KPPM. Ini kerana dalam ucapannya, dia menyatakan, satu (1) tahun dia menunggu untuk mempengerusikan mesyuarat ini. Mungkin pada tarikh-tarikh sebelum ini, tarikh mesyuarat bertembung dengan tugas rasmi beliau yang lain. Oleh kerana ini kali pertama, Dato' Seri KPPM menyatakan:

1. Kepentingan Mesyuarat. Mesyuarat ini wajib diadakan dan ia penting bagi semua bos besar (Ketua Jabatan) di semua Bahagian KPM dan bos-bos besar di Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk hadir dalam mesyuarat ini. Dato' Seri KPPM mahu mesej yang disampaikan dalam mesyuarat, sampai kepada semua (akar umbi);
2. Tumpuan Mesyuarat. Mesyuarat bertumpu kepada Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) bagi warga KPM. Bagi Dato' Seri KPPM, kursus dan latihan amat penting. Oleh itu perbincangan mesyuarat akan berfokus kepada empat (4) perkara utama iaitu Merancang apa yang akan dibuat, Melihat dan Mengumpul sumber yang ada, Bagaimana nak dilaksanakan, dan yang terakhir Menilai keberkesanan program latihan atau kursus yang dijalankan.
3. Matlamat Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP). LDP bermatlamatkan meningkatkan kapasiti anggota (capacity building).

Hasrat Dato' Seri KPPM:

1. Mesyuarat JIPS juga membincangkan perkara how to deal with incompetency.
2. Dalam membuat perancangan kursus atau latihan, ianya dimulakan dengan outcome, selepas itu barulah cerita tentang kursus. Jangkauan kursus atau latihan juga perlu dinyatakan (golongan yang patut diberi latihan).
3. Pegawai Latihan mestilah pegawai yang betul-betul tahu mengendalikan urusan latihan. Jika tidak tahu, kena belajarlah, cari maklumat. Setakat pengetahuan asas bagaimana nak menguruskan latihan, Bonda rasa info tu dapat dicari daripada internet. Lebih-lebih daripada itu, elok jugalah Pegawai Latihan diberi kursus.
4. Pengurusan latihan di setiap organisasi tidak diserah kepada pegawai yang bermasalah atau kurang diperlukan (mungkin disebabkan sikap pegawai).
5. Setiap bos menamakan Pegawai Latihan dan pegawai itu hadir bersama bos dalam mesyuarat JIPS.
6. Pegawai Latihan menjadi contact person antara organisasi itu dengan urus setia mesyuarat JIPS.

Begitu panjang lebar Dato' Seri KPPM menyampaikan amanatnya. Ada lapan (8) pembentangan dalam mesyuarat itu (berdasarkan agenda mesyuarat), pembentangan Bonda yang terakhir. Hanya satu (1) pembentangan sahaja yang dapat dibuat. Itupun dijalankan sebelum Dato' Seri KPPM hadir. Mesyuarat dimulakan tanpa kehadirannya tapi dengan izinlah. Dato' Seri tenguk jugalah slide pembentangan pertama. Tidak mencapai hasratnya (Bonda agaklah) sebab itulah pembentangan yang lain ditangguhkan dan mungkin perlu disesuaikan berdasarkan hasrat pengerusi.

Satu perkara yang ditegur oleh Dato' Seri KPPM, pihak urus setia tidak datang menemui beliau iaitu tidak memberi taklimat ringkas tentang perjalanan mesyuarat sebelum mesyuarat dijalankan. Jadi perkara ini perlu diambil ingatan (juga apa yang Bonda pelajari ketika bertugas di pejabat) iaitu sekiranya kita adalah pihak urus setia, sebelum mesyuarat, kita perlu berbincang dengan pengerusi tentang perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Ini supaya tiada salah faham dan silap tafsiran. Kita juga dapat selaraskan kehendak bos @ pengerusi mesyuarat agar objektif mesyuarat tercapai. Dapat sokongan bos terlebih dahulu. 

Selesailah sudah cerita pengalaman Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Sebelum diakhiri post ini, Bonda nak buat catatan peribadi sikit. Cerita tentang penyediaan slide pembentangan Bonda. Masuk aje ofis pada pagi Isnin tu, Bonda cepat-cepat hantar slide itu secara emel kepada 2nd and top bos Bonda. Untuk top bos, Bonda serahkan juga salinan hardcopy untuk memudah dan mempercepatkan bos menyemaknya. Hasilnya, kedua-dua bos terima dan meluluskan hasil kerja Bonda tanpa sebarang pindaan. Syoknya. Jadi tercapailah target Bonda untuk menyerahkan slide itu kepada pihak urus setia mesyuarat pada hari Isnin. Kawan Bonda yang ditugaskan menyediakan slide pembentangan untuk kertas makluman kedua daripada organisasi Bonda, tidak dapat menyiapkannya pada tarikh yang ditetapkan. Bonda bangga dengan pencapaian diri sendiri. Bonda catat semua ini sekadar mahu menaikkan semangat dan motivasi kerja Bonda kerana ia sering turun naik. Sebagai ingatan, bos perlu dimaklumkan dan kelulusannya perlu diperolehi sebelum kita teruskan langkah selanjutnya. Tahu di mana kedudukan kita sebagai kakitangan dan hormati kedudukan bos, petua untuk mudah bekerja bersama bos.

Oleh itu, kita jumpa lagi di lain waktu. Bonda minta jutaan maaf sekiranya ada yang tersinggung. Jumpa lagi.

Pengalaman Di Unit Penilaian PTK

Bersama dengan bos-bos dan rakan-rakan di Unit Penilaian

Mulai 16 Ogos 2010, Bonda berkhidmat di Unit Dasar, Penyelidikan dan Penandaarasan, Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi (BPPK), Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Bonda mahukan kelainan tugas supaya Bonda mempunyai pelbagai kemahiran, jadi Bonda memohonlah untuk dibuat job rotation. Pada pandangan Bonda, tiga (3) tahun saja berada di satu-satu unit sudah memadai, eloklah bergerak (cari peluang). Dapatkan pengalaman yang pelbagai kerana ia amat berguna dalam laluan kerjaya.

Sebelum ni Bonda di Unit Penilaian selama 4 tahun 5 bulan. Apa yang Bonda dapat sepanjang tempoh itu adalah:

• ilmu menggubal soalan esei Penilaian Tahap Kecekapan (PTK);
• ilmu dan kemahiran mengurus bengkel kerja penggubalan soalan esei PTK;
• kemahiran mengurus bank soalan dan item;
• ilmu dan kemahiran menggubal panduan bagi calon PTK;
• ilmu dan kemahiran menggubal rubrik penilaian PTK;
• kemahiran menggubal instrumen penilaian PTK;
• kemahiran mengendalikan penilaian PTK di pusat-pusat penilaian;
• kemahiran mengurus bengkel kerja pemeriksaan skrip jawapan secara berpusat;
• kemahiran (sikit-sikit) memproses markah calon PTK;
• kemahiran menyediakan modul latihan;
• kenalan yang berpangkat besar-besar, komited dan baik hati seperti Pengarah bahagian di KPM, Pengarah institut pendidikan guru, Pengarah JPN, Pengetua cemerlang Jusa C, Guru cemerlang gred khas C

Berkhidmat di Unit Penilaian telah mematangkan Bonda terutamanya apabila bos Bonda bersara. Ini kerana Bonda perlu belajar cepat-cepat dan melakukannya sendiri (tak ada siapa nak bergantung harap) kerana bos baru lambat datang dan masih baru dalam mengendalikan penilaian.

Unit Penilaian PTK - Peningkatan Tahap Kecemasan. Apa taknya kerana setiap bulan ada penilaian PTK yang mesti dikendalikan dengan lancar tanpa sebarang masalah. Semasa PTK dijalankan mengikut kaedah kursus 7 hari atau 5 hari di hotel, sesi penilaiannya melibat penilai dilantik. Kerap terjadi pukul 8 malam ke atas, Bonda masih lagi di pejabat, menalipon penilai untuk dapatkan persetujuan kehadiran di pusat-pusat penilaian. Ni kes di mana ada penilai yang tarik diri di saat akhir atas sebab yang tak dapat dielakkan. Perasaan takut buang jauh-jauh (tinggal seorang diri kat ofis) demi kerana tugas dan tanggungjawab yang perlu diselesaikan. Mintak tolong orang? Perkara yang sukar Bonda lakukan kerana Bonda tak suka menyusahkan orang lain. Jika dia hulur bantuan pasti Bonda terima dengan besar hati. Tulah hakikat kehidupan. Banyak airmata yang mengalir.

Sementara ingatan masih segar, Bonda mahu merakamkan sejarah Bonda di BPPK. Bonda bermula di BPPK sebelum ianya wujud lagi, kira-kiranya Bonda ni perintis lah. Sebelum BPPK diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk menjadi satu bahagian dalam KPM, satu kumpulan task force ditubuhkan untuk menjalankan kerja-kerja pengambilalihan pengendalian PTK daripada dua (2) agensi iaitu Institut Aminuddin Baki dan Bahagian Pendidikan Guru.

Kenapa ada dua pengendali PTK? Ni kerana ada dua bidang yang berbeza iaitu bidang pengajaran dan pembelajaran (P&P) dan bidang pengurusan dan pentadbiran (P&T). Bidang P&P untuk Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang mengajar di sekolah, institut pendidikan guru, kolej matrikulasi dan juga Institut Aminuddin Baki. Manakala bidang P&T untuk PPP yang bertugas di Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan bahagian-bahagian di KPM.

Mungkin di peringkat awal pelaksanaan PTK, dua agensi ni melaksanakannya sementara menantikan satu bahagian khusus diwujudkan untuk mengendalikan PTK warga KPM. Tapi dua agensi ini tidak melaksanakan PTK untuk semua warga KPM. Ada satu lagi agensi iaitu Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (nama lamanya Bahagian Sumber Manusia). Bahagian ini menguruskan PTK staf sokongan KPM, sebahagian PPP Lepasan Diploma dan sebahagian PPP siswazah. Wah! bersimpang siur.

BPPK menjadi satu bahagian pada Januari 2007. Sebelum ini Bonda di tempatkan secara pool (tiada jawatan tetap atau jawatan yang diluluskan oleh JPA, kiranya dipinjam sementara) di Unit Pembangunan Manusia dan Latihan (PML), Bahagian Sumber Manusia (BSM). Bonda berempat, tiada kerani, menguruskan PTK bagi gred DG54, DG52, DG48, DG44 dan DGA34 bagi kedua-dua bidang iaitu P&P dan P&T. Untuk gred-gred lain yang dikendalikan oleh BSM, diuruskan oleh sekumpulan pegawai lain. Pada masa tu Bonda pun kurang faham dan gambaran keseluruhan apa yang berlaku pun kurang jelas. Ikut ajelah apa yang diarah. Sebenarnya itu kurang elok. Pandangan Bonda, kita perlu memberi kefahaman dan gambaran keseluruhan apa yang berlaku (what business we are doing) kepada staf baru. Program atau modul orientasi tugas yang berstruktur perlu ada. Insya Allah Bonda akan menghasilkan modul ini apabila dah bertugas di unit baru ni (mungkin ada sedikit ruang untuk difikir-fikirkan).

Proses pelaksanaan penilaian PTK bermula dengan penggubalan soalan. Soalan digubal berdasarkan sukatan. Sukatan dah ada, jadi guna ajelah. Review sukatan? Tak cukup kaki dan tangan. Siapa penggubal soalan? Penggubal adalah warga KPM, ada pengalaman dalam bidang yang akan digubal dan sekurang-kurangnya berada pada satu gred lebih tinggi daripada gred soalan. Dengan kata mudah, jika untuk bidang P&P bagi DG48, penggubalnya adalah guru dan pensyarah gred DG52 ke atas. Jika untuk bidang P&T, penggubalnya adalah pentadbir di sekolah, institusi pendidikan dan pegawai di bahagian KPM.

Mendapatkan penggubal soalan merupakan suatu cabaran. Kenapa? Bengkel penggubalan soalan dijalankan selama 5 hari 4 malam di hotel-hotel. Calon penggubal tak mahu hadir kerana lama sangat tinggalkan pejabat/tempat bertugas. Bagi pihak urus setia bengkel, ianya tak boleh dijalankan sekejap-sekejap kerana bengkel ini termasuk latihan dan hands on. Lagi satu, ianya melibatkan idea. Petik jari, idea tak terus datang. Kos atau tuntutan perjalanan peserta dapat juga dijimatkan.

Pelbagai alasan diberi oleh calon penggubal yang tidak mahu hadir. Mereka keberatan memberi sumbangan fikiran (malas nak fikir untuk menggubal soalan). Mereka tidak sedar sebenarnya mereka menolong rakan-rakan mereka yang akan menduduki PTK dan mereka juga perlu menduduki PTK untuk naik pangkat.

Satu perkara lagi yang menghalang kehadiran calon penggubal adalah bos atau ketua jabatan mereka. Jika bos tak izinkan macam mana mereka nak gubal soalan. Alasan bos mereka adalah penggubalan soalan bukan core business mereka. Teruk betul mentaliti bos tu. Kami seboleh-bolehnya nak sediakan soalan yang berkaitan apa yang calon lakukan sebab itulah penggubalnya perlu ada pengalaman yang berkaitan tugas atau jawatan tu.

Masa mula-mula joint (kerja di ofis) KPM dan berada di Unit Penilaian PTK (Peningkatan Tahap Kecemasan), Bonda memberikan seluruh jiwa raga kepada kerja, tiada istilah cuti, dalam bulan Ramadhan pun terpaksa buat bengkel penggubalan soalan kat hotel. Untuk menarik penggubal, hotel yang berdekatan masjid menjadi pilihan, sesi malam tiada kerana memberi peluang kepada penggubal untuk solat terawih. Ni semua gara-gara soalan mesti ada bila tiba masanya.

Bertugas di bahagian KPM penuh dengan cabaran, kita perlu banyak belajar dan berusaha sendiri. Semuanya baru, tak sama semasa bertugas kat sekolah dulu. Kita mesti banyak berfikir, beri cadangan atau idea kepada bos, bukannya harapkan bos fikirkan bagaimana nak laksanakannya. Pegawai yang bertugas di bahagian/KPM sentiasa dipandang tinggi oleh warga sekolah atau institusi pendidikan. Oleh itu, berkhidmatlah di sekolah dulu lebih kurang 10 tahun sebelum bertukar angin di KPM.

Rasanya cukuplah buat setakat ini dulu. Insya Allah Bonda sambung lagi di lain entri.