Pengalaman Bermesyuarat Bersama Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Salam buat rakan-rakan dan anak-anak Bonda.

Terima kasih kerana masih sudi menjenguk Bonda di Pena-Bonda. Hanya ucapan kemaafan yang mampu diucap berkali-kali kerana sering tidak dapat menepati janji sendiri. Janji dan tekad Bonda untuk sentiasa up date cerita, dapat dua (2) kali seminggu pun dah cukup baik bagi Bonda. Tapi ...

Okaylah berbalik kepada story Bonda pada kali ini. Bonda seboleh-boleh mahu merakam dan mengabadikan pengalaman pertama kali dalam sesuatu perkara. Hal ini kerana pengalaman kali pertama mempunyai banyak cerita pahit, manis dan masamnya (3 rasa). Masih ingat cerita Bonda menyediakan Kertas Kerja Buat Dato' Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia? Minat nak tau sambungan cerita itu? Part 2 cerita itu adalah tentang pembentangan kertas kerja itu di depan Dato' Abdul Ghafar bin Mahmud, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM).

Bonda tidak berpeluang buat pembentangan itu. Pembentangan sepatutnya dibuat pada 21 Disember 2011 (Rabu) pukul 2.30 petang dalam suatu mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. 

Kenapa? Apa dah berlaku? Kerana pengerusi mesyuarat tidak bersetuju dengan cara pengendalian mesyuarat. 

Sekadar makluman, inilah kali pertama Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Pernah juga dengar-dengar cerita, jika hadir dalam mesyuarat yang dipengerusi oleh Dato' Seri KPPM, perlu bersedia dengan fakta dan data, hujah mesti disokong dengan data. Seram mendengarnya kerana takut gagal menyakinkan pengerusi. 

Banyak yang Bonda pelajari daripada mesyuarat kali pertama ini. Bonda harap dan berdoa, apa yang akan Bonda perkatakan, tidak disalah anggap oleh mana-mana pihak. Tujuan Bonda hanya sebagai suatu pengajaran. Yang baik dijadikan pengajaran (the Do's), Yang kurang baik tu dijadikan sempadan (the Don'ts). Selain daripada pengalaman sendiri, kita juga perlu belajar daripada pengalaman orang lain. Ambil iktibar daripada kesilapan orang lain dan diri sendiri. Itulah prinsip Bonda. Sebab tulah Bonda suka nak tahu dan ambil tahu bagaimana orang lain melaksanakan sesuatu perkara sebelum Bonda melakukannya.Sorry lah kerana agak meleret, tapi objektifnya mahu anda faham dan jelas tujuan penulisan ini.

Mesyuarat yang Bonda hadiri adalah Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pembangunan Staf (JIPS) Kementerian Pelajaran Malaysia. Mesyuarat kali pertama bagi Bonda dan juga bagi Dato' Seri KPPM. Ini kerana dalam ucapannya, dia menyatakan, satu (1) tahun dia menunggu untuk mempengerusikan mesyuarat ini. Mungkin pada tarikh-tarikh sebelum ini, tarikh mesyuarat bertembung dengan tugas rasmi beliau yang lain. Oleh kerana ini kali pertama, Dato' Seri KPPM menyatakan:

1. Kepentingan Mesyuarat. Mesyuarat ini wajib diadakan dan ia penting bagi semua bos besar (Ketua Jabatan) di semua Bahagian KPM dan bos-bos besar di Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk hadir dalam mesyuarat ini. Dato' Seri KPPM mahu mesej yang disampaikan dalam mesyuarat, sampai kepada semua (akar umbi);
2. Tumpuan Mesyuarat. Mesyuarat bertumpu kepada Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP) bagi warga KPM. Bagi Dato' Seri KPPM, kursus dan latihan amat penting. Oleh itu perbincangan mesyuarat akan berfokus kepada empat (4) perkara utama iaitu Merancang apa yang akan dibuat, Melihat dan Mengumpul sumber yang ada, Bagaimana nak dilaksanakan, dan yang terakhir Menilai keberkesanan program latihan atau kursus yang dijalankan.
3. Matlamat Latihan Dalam Perkhidmatan (LDP). LDP bermatlamatkan meningkatkan kapasiti anggota (capacity building).

Hasrat Dato' Seri KPPM:

1. Mesyuarat JIPS juga membincangkan perkara how to deal with incompetency.
2. Dalam membuat perancangan kursus atau latihan, ianya dimulakan dengan outcome, selepas itu barulah cerita tentang kursus. Jangkauan kursus atau latihan juga perlu dinyatakan (golongan yang patut diberi latihan).
3. Pegawai Latihan mestilah pegawai yang betul-betul tahu mengendalikan urusan latihan. Jika tidak tahu, kena belajarlah, cari maklumat. Setakat pengetahuan asas bagaimana nak menguruskan latihan, Bonda rasa info tu dapat dicari daripada internet. Lebih-lebih daripada itu, elok jugalah Pegawai Latihan diberi kursus.
4. Pengurusan latihan di setiap organisasi tidak diserah kepada pegawai yang bermasalah atau kurang diperlukan (mungkin disebabkan sikap pegawai).
5. Setiap bos menamakan Pegawai Latihan dan pegawai itu hadir bersama bos dalam mesyuarat JIPS.
6. Pegawai Latihan menjadi contact person antara organisasi itu dengan urus setia mesyuarat JIPS.

Begitu panjang lebar Dato' Seri KPPM menyampaikan amanatnya. Ada lapan (8) pembentangan dalam mesyuarat itu (berdasarkan agenda mesyuarat), pembentangan Bonda yang terakhir. Hanya satu (1) pembentangan sahaja yang dapat dibuat. Itupun dijalankan sebelum Dato' Seri KPPM hadir. Mesyuarat dimulakan tanpa kehadirannya tapi dengan izinlah. Dato' Seri tenguk jugalah slide pembentangan pertama. Tidak mencapai hasratnya (Bonda agaklah) sebab itulah pembentangan yang lain ditangguhkan dan mungkin perlu disesuaikan berdasarkan hasrat pengerusi.

Satu perkara yang ditegur oleh Dato' Seri KPPM, pihak urus setia tidak datang menemui beliau iaitu tidak memberi taklimat ringkas tentang perjalanan mesyuarat sebelum mesyuarat dijalankan. Jadi perkara ini perlu diambil ingatan (juga apa yang Bonda pelajari ketika bertugas di pejabat) iaitu sekiranya kita adalah pihak urus setia, sebelum mesyuarat, kita perlu berbincang dengan pengerusi tentang perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Ini supaya tiada salah faham dan silap tafsiran. Kita juga dapat selaraskan kehendak bos @ pengerusi mesyuarat agar objektif mesyuarat tercapai. Dapat sokongan bos terlebih dahulu. 

Selesailah sudah cerita pengalaman Bonda menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh Dato' Seri KPPM. Sebelum diakhiri post ini, Bonda nak buat catatan peribadi sikit. Cerita tentang penyediaan slide pembentangan Bonda. Masuk aje ofis pada pagi Isnin tu, Bonda cepat-cepat hantar slide itu secara emel kepada 2nd and top bos Bonda. Untuk top bos, Bonda serahkan juga salinan hardcopy untuk memudah dan mempercepatkan bos menyemaknya. Hasilnya, kedua-dua bos terima dan meluluskan hasil kerja Bonda tanpa sebarang pindaan. Syoknya. Jadi tercapailah target Bonda untuk menyerahkan slide itu kepada pihak urus setia mesyuarat pada hari Isnin. Kawan Bonda yang ditugaskan menyediakan slide pembentangan untuk kertas makluman kedua daripada organisasi Bonda, tidak dapat menyiapkannya pada tarikh yang ditetapkan. Bonda bangga dengan pencapaian diri sendiri. Bonda catat semua ini sekadar mahu menaikkan semangat dan motivasi kerja Bonda kerana ia sering turun naik. Sebagai ingatan, bos perlu dimaklumkan dan kelulusannya perlu diperolehi sebelum kita teruskan langkah selanjutnya. Tahu di mana kedudukan kita sebagai kakitangan dan hormati kedudukan bos, petua untuk mudah bekerja bersama bos.

Oleh itu, kita jumpa lagi di lain waktu. Bonda minta jutaan maaf sekiranya ada yang tersinggung. Jumpa lagi.