Basic Management

Salam buat rakan-rakan dan anak-anak Bonda.

Kali ni Bonda nak sentuh tentang basic management (management 101) kerana terdapat bos yang gagal menjadi good manager apabila mereka jadi bos.  Kadang-kala Bonda keliru apabila bos mengarahkan orang bawahnya sediakan perancangan tahunan program unit/organisasi. Bukankah itu tanggungjawab bos? Orang bawah ni akan memikirkan aktiviti-aktiviti kecil untuk mencapai matlamat bos itu. Yang penting perancangan daripada bos yang perlu ada terlebih dahulu. Itu pandangan dan kefahaman Bonda buat setakat ini. Oleh itu, bagi Bonda, bos juga perlu menjadi seorang manager yang cekap dan berkesan tetapi dalam kumpulan yang lebih besar.

What is management? What do managers do? How do I manage? Itulah soalan-soalan asas.

What is management?

Management adalah seni dan sains. Seni dalam menghasilkan pekerja yang lebih efektif. Manakala sains dalam menjelaskan bagaimana dilaksanakan. Terdapat empat (4) teras iaitu Plan, Organize, Direct, dan Monitor.

What do managers do?

Fungsi utama manager adalah menghasilkan pekerja-pekerja yang lebih cekap atau efektif.

Empat (4) pekerja dapat menyiapkan 6 unit dalam tempoh 8 jam bekerja secara shif tanpa seorang manager. Jika saya mengambil anda untuk menguruskan mereka dan mereka masih dapat menyiapkan 6 unit sehari, apa faedahnya anda kepada bisness saya?

Analogi ini dapat diguna pakai untuk perkhidmatan, retail, teaching atau apa saja jenis pekerjaan. Itulah nilainya pengurusan (management) - menjadikan atau menghasilkan sekumpulan pekerja/ individu yang lebih cekap atau efisen.

How do I manage?

Kemahiran pengurusan # 1: Plan atau Rancang

Pengurusan bermula dengan perancangan. Good management starts with good planning. Tanpa perancangan, anda tidak akan berjaya. Jika anda berjaya, itu satu kebetulan atau nasib baik dan ia tidak akan berulang.

Fikirkan apa matlamat anda (atau dengar apa yang bos anda beritahu).

Kemudian fikirkan apakah cara terbaik untuk melaksanakannya.

Apakah sumber yang anda ada?

Apa yang anda boleh dapat untuk menjayakan projek anda?

Bandingkan kekuatan dan kelemahan setiap individu dan lain-lain sumber.

Adakah dengan meletakkan empat (4) pekerja untuk satu tugasan yang mengambil masa 14 jam, lebih menjimatkan daripada menyewa sebuah sebuah mesin yang dapat melaksanakan tugasan yang sama dengan seorang pekerja dalam masa 6 jam?

Lihat pada semua kemungkinan dan buat perancangan. Fikirkan kemungkinan yang paling teruk dan buat perancangan.

Nilaikan setiap perancangan. Berdasarkan penilaian terbaik anda, kembangkan atau buat penelitian bagi perancangan yang dipilih.

Kemahiran pengurusan # 2: Organize atau Atur dan susun

Sekarang anda telah mempunyai perancangan. Anda perlu melaksanakannya atau membuatkannya berhasil.

Adakah semua persiapan awal telah tersedia supaya kumpulan anda dapat memulakannya tepat pada masanya?

Adakah semua ahli kumpulan anda bersedia untuk melaksanakan peranan mereka perancangan itu?

Adakah pekerja terlatih?

Adakah mereka bersemangat?

Adakah mereka mempunyai peralatan yang diperlukan?

Adakah alat ganti peralatan disediakan?

Adakah tempahan/pembelian bahan (material) telah dibuat? Adakah ia menepati apa yang dikehendaki? Adakah ia akan sampai mengikut yang dijadualkan?

Do the legwork to make sure everything needed to execute the plan is ready, or will be when it is needed.

Semak dan pastikan semua orang faham peranan masing-masing dan kepentingan peranan mereka dalam kejayaan keseluruhan projek/perancangan.

Kemahiran pengurusan # 3: Direct atau Beri arahan

Sekarang tibalah masanya untuk tekan suis "ON". Beritahu orang anda apa yang perlu mereka lakukan. Analoginya adalah conducting an orchestra. Setiap orang dalam orchestra ada nota muzik di hadapan mereka. Mereka tahu bila perlu masuk, apa yang perlu dimainkan dan bila perlu berhenti kembali. Anda telah berikan semua pemuzik (pekerja) anda nota muzik (perancangan). Anda mempunyai jumlah pemuzik (pekerja) yang tepat bagi setiap bahagian (unit/jabatan). Anda telah menyusun kedudukan kumpulan-kumpulan ini di atas stage supaya muzik yang terbaik dapat didengari (anda telah mengatur atau menyusun kerja). Sekarang anda cuma perlu tap the podium lightly with your baton untuk dapatkan perhatian dan mulakan irama.

Kemahiran pengurusan # 4: Monitor atau Pantau

Sekarang semua sudah bergerak. Anda perlu keep an eye on things. Pastikan semua berjalan mengikut perancangan. Apabila ada perkara tidak berlaku mengikut perancangan, anda perlu campur tangan dan buat pengubahsuaian perancangan.

Masalah pasti akan timbul, seseorang jatuh sakit, ada perkara yang tidak dapat disiapkan tepat pada masanya. Sebab itulah anda perlu ada pelan kontigensi atau pelan B.

Anda sebagai manager perlu sentiasa bersedia, aware dengan apa yang berlaku supaya anda dapat membuat adjustment jika perlu.

Pemantauan adalah satu proses yang berulang. Apabila sesuatu berlaku tidak seperti yang dirancang, anda perlu pelan untuk membetulkannya. Atur sumber anda untuk membuatkannya berhasil. Arah orang anda yang dapat melaksanakannya. Teruskan memantau untuk melihat kesan daripada perubahan yang dibuat.

Adakah ianya berbaloi?

Mengurus manusia bukanlah sesuatu yang mudah. Tetapi ia dapat dilaksanakan dengan jayanya. Ia akan menjadi suatu pengalaman yang berharga. Harus diingat, seperti lain-lain kemahiran, management adalah sesuatu yang anda dapat meningkatkannya melalui pembacaan dan latihan.

Jadilah manager yang berkesan supaya dapat menjadi seorang pemimpin yang cekap.