Ben Ashaari Di Awal Penglibatan Dalam Dunia Blog

Ben Ashaari dah mula cerita bagaimana dia terjebak dalam dunia blog. Inilah cerita yang Bonda tunggu-tunggu. Nak selongkar entrinya, tak sanggup rasanya, sebab terlalu banyak entrinya.

Siapa Ben Ashaari tu?

Popular jugaklah dia. Sebabnya, dulu masa Bonda blog walking kat Malaysia ni, kerap terjumpa blog yang mention nama dia dan juga follow blog dia. Bila dah sering dengar namanya, tertanya-tanya jugalah anak sapalah si Ben Ashaari ni. Jadi Bonda pun follow jugalah blog dia.

Apabila blog Ben Ashaari tersenarai dalam reading list Bonda, kalah blog lain dari segi kekerapan dia update blognya. Rasa-rasanya selang masa antara setiap entrinya tak sampai satu jam. Itu time dia jagalah.

Bonda ada jugalah follow blog Red Mummy. Red Mummy juga salah seorang blogger yang popular. Ramai pengikut dan pembacanya. Kekerapan Red Mummy update blog dah dikalahkan oleh Ben Ashaari.

Jika nak tau macam mana Ben Ashaari bermula dalam dunia blog, klik this.

Perkara yang common antara Ben Ashaari dengan Red Mummy adalah rajinnya mereka letak entri kat blog. Tup tup naik satu cerita (entry).

So, kesimpulannya, kekerapan update blog adalah salah satu ingredient untuk mendapat status Blogger Popular. Teruskan usaha anda.

Penulisan Emel yang Berkesan

Pastikan Mesej Kita Dibaca dan Diambil Tindakan

Adakah orang respon kepada emel anda seperti mana yang anda kehendaki? Ataupun mereka buat tak kisah aje, atau terlepas pandang maklumat-maklumat penting? Dan, adakah anda pasti anda telah memberi gambaran yang terbaik melalui emel anda?

Apabila kita menghantar emel, ada bebarapa panduan yang mudah untuk diikuti bagi memastikan emel kita memberi gambaran yang positif dan mendapat respon seperti mana yang kita kehendaki.

Subject Lines are Headlines

Tajuk-tajuk berita di dada-dada akhbar mempunyai dua (2) fungsi, iaitu: 1) untuk menarik perhatian kita, pembaca, 2) untuk menyatakan artikel itu berkaitan apa. Ini akan membantu kita buat keputusan sama ada nak baca artikel itu atau tidak.

Tajuk (subject) pada emel sepatutnya melakukan fungsi yang sama. Oleh itu guna atau pilih perkataan yang bersesuaian supaya penerima tahu apa kandungan emel kita sepintas lalu.

Jika emel kita adalah salah satu siri emel, contohnya laporan mingguan projek, letakkan tarikh laporan pada tajuk emel (subject line).

Jika emel itu memerlukan tindakan, kita perlu highlight tindakan itu pada tajuk emel, contohnya, "Please reply by February 28".

Harus diingat bahawa ramai orang (termasuk kita juga) mahu mengurangkan spam email yang mereka terima. Jika kita menggunakan sebaik mungkin fungsi tajuk emel kita, peluang emel kita dibuka dan dibaca akan meningkat. Jadi tidaklah orang sangkakan emel kita tu spam email sepintas lalu dan di delete kan tanpa membacanya.

Jangan biarkan tajuk emel kosong (blank). Emel yang tiada tajuknya, kebiasaannya spam email.

Contoh Kurang Baik:

Subject: Meeting

Hi Jim,

I just wanted to remind you about the meeting we have scheduled next week. Do let me know if you have any questions!

Best wishes,

Mark

Emel ini adalah satu contoh komunikasi yang kurang baik. Apa taknya, cuba tengok pada tajuk, "Meeting". Kenapa tajuknya kurang baik? Kerana tajuknya tidak memberikan informasi.

Jika emel ini dituju kepada kita, dan banyak meeting yang dijadualkan untuk kita hadiri, kita akan tertanya-tanya meeting yang mana satu dimaksudkan oleh si Mark ni. Pening lalat jugalah sekejap. "Bodoh punya orang" pun mungkin terkeluar. Dahlah tu, dalam mesej pun tak ada sebut, meeting apa? Bila? Di mana?

Jadi apa anda akan buat ke atas emel ini? delete atau reply dengan kata-kata "apa ni?". Ni ayat geramlah. Itu kalau kita, penerimanya. Oleh itu, elakkan hantar emel sebegitu rupa iaitu tajuk yang tergantung dan tiada maklumat lengkap. Ikuti contoh ini ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Reminder of 10am Meeting Sched. 10/05 on PASS Process.

Hi Jim,

I just wanted to remind you about the meeting we have scheduled for Monday, October 5, at 10:00am. It's being held in conference room A, and we'll be discussing the new PASS Process.

If you have any questions, feel free to get in touch (x3024).

Best Wishes,

Mark

Ha, kan bagus dapat emel macam tu. Baca tajuknya pun dah dapat isi-isi penting dalam emel tu, dan mesej dalam emel itu memberikan informasi tambahan, nice to know.

Make One Point per Email

Jika kita ada banyak perkara yang nak disampaikan dalam emel, sila hantar emel yang berasingan bagi setiap perkara. Janganlah dilambakkan semua benda dalam satu surat, macam zaman dulu.

Jika kita hantar emel yang berlainan mengikut perkara yang dibincangkan, penerima (correspondent) kita dapat menjawab secara berasingan setiap perkara dan dalam jangka masa yang bersesuaian.

Contohnya, suatu perkara tu perlukan jawapan yang ringkas saja, jadi correspondent kita dapatlah menjawab dengan pantas. Ada perkara yang mungkin perlukan sedikit kajian sebelum dapat dijawab.

Jadi, dengan menghantar emel yang berbeza-beza mengikut perkara, kita akan mendapat jawapan yang jelas. Di samping itu, kita juga membantu rakan-rakan kita itu mengurus inboxes mereka dengan lebih cekap.

Jika kita mahu masukkan beberapa points tentang perkara yang sama, tuliskan setiap point itu dalam paragraf / perenggan yang berasingan dan numbered paragraf itu.

Samalah seperti mana-mana business letters, setiap emel kita perlulah jelas, padat, dan tujuan emel dinyatakan di awal paragraf. Ayat-ayat yang digunakan perlulah ringkas dan tepat. Isi kandungan emel mempunyai semua maklumat yang penting dan perlu, direct and informative.

Contoh Kurang Baik:

Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,

Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2. I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Also, I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, regarding the new ad campaign. It's at 11:00, and will be in the small conference room.

Please let me know if you can make that time.

Thanks!

Monica

Tajuk emel Monica bagus, dan dia juga menyatakan dengan jelas apakah pembetulan yang perlu dibuat oleh Jackie.

Tapi di manakah silapnya emel Monica ini?

Paragraf ke-2, dia menceritakan tentang perkara lain yang mana sangat penting. Sepatutnya Monica menghantar dua (2) emel yang berasingan yang berbunyi begini ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,

Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2. I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Thanks for your hard work on this!

Monica

AND

Subject: Friday 10/9, 11am Meeting w/PR Dept

Hi Jackie,

I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, 10/9, regarding the new ad campaign.

It's at 11:00am, and will be in the small conference room. Please let me know if you can make that time.

Thanks!

Monica

Kan cantik macam ni. Jackie pun senang semak dalam inbox dia apa yang diperlukan oleh Monica. Mana perkara yang dah settle dapatlah di delete kan. Dia hanya simpan emel yang relevant sahaja.

Specify the Respond You Want

Pastikan kita nyatakan apakah respond yang kita perlukan, contohnya panggilan telefon atau follow-up appointment.

Kemudian, masukkan maklumat untuk dihubungi iaitu nama, jawatan, dan nombor telefon kita, walaupun emel secara dalaman (dalam pejabat yang sama).

Ingat, semakin mudah kita membuatkan orang lain respond emel kita, semakin besar peluang mereka melakukannya.

Contoh Kurang Baik:

From: reliablelandscapes@domain.com

Subject: Proposal

Lynn,

Did you get my proposal last week? I haven't heard back and wanted to make sure.

Can you please call me so we can discuss?

Thanks!

Peter

Ada beberapa maklumat yang tertinggal dalam emel ini. Pertama, maklumat tentang proposal. Bagaimana jika si Lynn itu menerima banyak proposal? Yang mana satu si Peter ni cakapkan? Adakah dia hantar secara emel atau pos?

Jika si Lynn nak hubungi si Peter, bagaimana? Tiada contact number diberi, di mana pejabatnya. Di akhir emelnya tidak dinyatakan nama penuh dan jawatannya. Dahlah tu, namanya tidak tercatat dalam emel address pulak tu.

Jika si Peter beri emel yang macam ni kan bagus ...

Contoh CEMERLANG:

Subject: Checking On Reliable Landscapes Proposal

Dear Lynn,

I just wanted to check that you have received the landscaping proposal I emailed to you last week. I haven't heard back and wanted to make sure it went through.

Can you please call me by Thursday so we can discuss? This is when our discount offer expires, and I want to make sure you don't miss it!

The quickest way to contact me is by cell phone.

Thanks!

Peter Schuell, Owner Reliable Landscaping, Inc. 555.135.4598 (office) 555.135.2929 (cell)

Semua maklumat penting yang diperlukan ada dinyatakan. Peter juga menyatakan apakah tindakan yang perlu dibuat oleh Lynn (call me by Thursday).

Using EOM Headlines

Jika kita nak sampaikan maklumat yang ringkas saja, guna teknik EOM - End Of Message.

Caranya adalah letakkan semua maklumat yang diperlu diketahui pada tajuk emel dan diakhiri dengan huruf "EOM". Ini memberitahu kepada penerima bahawa dia tidak perlu membuka emel itu, semua maklumat telah ada pada tajuk. Tajuk emel adalah mesejnya.

Contoh:

Subject: 10/5 Meeting, 10am, Conf. Rm. A, On PASS Procedure EOM

Be a Good Correspondent

Pastikan kita sentiasa menyemak inbox kita dan memberi respon ke atas perkara yang diperlukan. Ini adalah cara mudah untuk pamerkan courtesy kita dan dapat menggalakkan orang lain menjawab emel kita dalam jangka masa yang sepatutnya.

Jika maklum balas yang terperinci diperlukan dan kita tidak dapat mengumpul semua informasi yang diperlukan dalam masa terdekat untuk beri respon kepada emel itu, hantarkan jawapan atau reply dengan menyatakan kita telah terima emel itu dan perlukan sedikit masa untuk mengumpul semua maklumat yang diperlukan. Perlu dinyatakan bilakah tarikh yang dijangkakan kita akan memberi maklum balas.

Berapa kerap kita perlu semak inbox kita bergantung kepada nature of our work. Dengan kata mudah, ikut kesesuaian kerja kita. Harus diingat, elakkan mengganggu tugasan yang sedang kita laksanakan semata-mata untuk check emel kita. Ini mungkin mengganggu tumpuan kita.

Internal Email

Walaupun ianya hanyalah emel dalaman, usahlah terlalu santai atau informal. Harus diingat bahawa ini adalah satu bentuk komunikasi secara bertulis yang dapat dicetak dan dibaca oleh orang lain juga. Elakkan kesilapan ejaan dan penggunaan slang dalam emel.

Sebagai rumusan, perkara-perkara yang perlu diberi perhatian semasa kita menulis emel adalah seperti berikut:

1. Subject Lines are Headlines
2. Make One Point per Email
3. Specify the Respond You Want
4. Using EOM Headlines
5. Be a Good Correspondent
6. Internal Email

Ini semua hasil blog walking Bonda untuk manfaat kita bersama.

Pandainya Komen Blog Orang

Oh! Sungguh tak sangka apabila Bonda mendapat permintaan yang mahukan Bonda memberi komen tentang tajuk-tajuk entri pada blognya. First time dapat permintaan seperti itu. Berbunga-bunga kembang di dalam hati kerana Bonda bukanlah pandai sangat dan dalam dunia blogger pun baru setahun jagung, masih tahap tadika. Walau bagaimanapun Bonda ucapkan jutaan terima kasih kepada "Musafir Dunia" atas penghargaan itu.

Semuanya berpunca daripada entri Bonda yang inilah.

Bonda berkunjung ke blog Musafir Dunia.

Nice blog, penuh dengan lirik-lirik lagu (Bonda agak) serta nasihat daripada petikan hadis dan al-Quran.

Pada pandangan Bonda, tajuk-tajuk entrinya sukar untuk muncul dalam search engine kerana jarang orang menaip ayat-ayat itu dalam search engine. Isi kandungan (content) entrinya bagus tapi tidak dapat menarik pengunjung baru kerana tajuk sukar muncul di search engine.

Bonda harap Musafir Dunia dapat memperbaiki tajuk entri seperti gunakan key word yang sering orang gunakan dalam search engine untuk dapatkan informasi yang ada dalam your content entri. Itu pandangan Bonda yang masih mentah dalam dunia blogger.

Tentukan Penilaian Kompetensi Anda

Bonda minta maaf kerana link yang Bonda beri dalam entri "Pengganti PTK Sedang Dicari" begitu menyusahkan hinggakan tak dapat masuk pun. Selepas Bonda baca komen sahabat kat Facebook, Bonda try lah link tu. Bonda sendiri pun tak dapat masuk. Bonda tak tahulah di mana silapnya. Bonda just copy and paste aje emel yang Bonda terima daripada JPA. Sorry ya kerana mengecewakan anda yang bersemangat nak beri sokongan dan kerjasama.

Okay, kali ni Bonda beri link lain. Sapa-sapa penjawat awam pun boleh mengisi borang maklum balas on line tu, walaupun sekarang ni sedang cuti belajar. Please do it one more time ya. Just click this JPA

Please do before 28 February 2011.

Pengganti PTK Sedang Dicari

PTK telah dimansuhkan mulai Januari 2011. Suatu sistem penilaian kompetensi sedang dicari oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk menentukan dasar pelaksanaannya.

Bonda terima emel daripada JPA pada hari in, 8 Februari 2011. Sebagai tanda Bonda memahami kesulitan yang sedang dialami oleh JPA, maka Bonda panjangkan emel itu kepada anda sebagai penjawat awam untuk mengambil tindakan sewajarnya.

Emel daripada JPA:

Assalamualaikum w.b.t. dan Salam Sejahtera.

Tuan,

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Sehingga kini JPA masih mengalu-alukan kerjasama daripada semua pegawai awam untuk menjawab Borang Soal Selidik Pandangan Pegawai Awam Terhadap Penilaian Kompetensi Menggantikan PTK.

3. Walau bagaimanapun, jumlah pegawai awam yang telah menjawab Borang Soal Selidik tersebut setakat ini adalah kurang memberangsangkan.

4. Sehubungan itu, JPA memohon kerjasama baik daripada pihak tuan untuk memaklumkan semula dengan lebih luas dan menyeluruh kepada semua pegawai awam berkenaan hal ini.

5. Pautan ke Borang Soal Selidik ini boleh didapati di laman sesawang rasmi JPA ataupun di alamat http://www.kompetensi.jpa.gov.my/ptkonline/soalselidik/. Untuk makluman, tarikh tutup bagi menjawab Borang Soal Selidik ini adalah sebelum atau pada 28 Februari 2011.

6. Kerjasama yang diberikan oleh pihak tuan dalam hal ini adalah amat dihargai dan diucapkan ribuan terima kasih.

Sekian.

NOR HAFIZUDDIN NOOR SURIA
Cawangan Pengurusan Kompetensi
Bahagian Perkhidmatan
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Tel : 03-8946 4537
Emel : hafiz.suria@jpa.gov.my

Tunjukkan sokongan dan komitmen anda sebagai penjawat awam.

Pengalaman Menyemak Minit Mesyuarat

Bonda sekadar mahu meluahkan perasaan untuk meringankan kepenatan otak dan minda.

Hari ini (7 Februari 2011, Isnin), Bonda spend lebih kurang lima (5) jam untuk menyemak dan mengedit minit mesyuarat bulanan organisasi Bonda. Minit mesyuarat tu sebanyak 13 muka surat, saiz font Arial 12. Lebih daripada 22 kesilapan dan teguran yang Bonda kesan dan siap dengan beri cadangan ayat lagi. Itu yang penatnya.

Kenapa Bonda nak semak dengan sebegitu teliti?

Minit mesyuarat adalah satu dokumen rasmi, rekod dan penting. Ia dapat digunakan sebagai pembuktian punca kuasa. Dalam melaksanakan tugas, kita perlu tahu dan kenal pasti apa punca kuasanya. Itu pesanan bekas boss Bonda. Jadi Bonda mahu pastikan perkara-perkara yang penting dan berkaitan dengan tugas Bonda, dicatatkan dengan betul dan tepat maknanya.

Satu lagi sebabnya adalah sebagai memberi peringatan kepada penyedia minit mesyuarat supaya lebih teliti, free daripada kesilapan teknikal (contohnya ejaan), menulis ayat yang betul, tepat dan mudah difahami. Bonda tak suka buat tugasan macam ni tapi perlu buat untuk mendidik.

Bonda berpegang kepada prinsip bahawa minit mesyuarat yang kita sediakan mestilah dapat difahami oleh orang lain walaupun dia tidak hadir dalam mesyuarat itu.

Pengalaman Bersama Pemandu Jabatan

Kali ini Bonda nak berkongsi satu pengalaman yang unik dan tidak pernah terfikir ia akan berlaku. Organisasi Bonda ada melaksanakan program perkongsian kepakaran yang dinamakan Program Informasi Di Hujung Jari. Nama program ini idea daripada Bonda dan diterima oleh Boss. Seronoklah tu.

Dalam program ini, kakitangan sokongan, iaitu daripada peringkat ketua kerani hingga kepada driver, perlu menceritakan salah satu proses kerja seharian mereka. Pembentangan perlu dibuat menggunakan power point dan masa yang diberi lebih kurang 15 minit. Pegawai pun ada juga program yang lebih kurang macam ni. Nak tau lebih lanjut, klik aje kat sini...

Walaupun penilaian dibuat ke atas pembentangan mereka, tetapi tak adalah diambil secara serius sangat tentang bagaimana mereka membentangkannya. Objektif utama adalah untuk memupuk keyakinan diri pada kakitangan sokongan ini dan supaya mereka tahu jugalah sikit-sikit tentang ICT. Panjang betul pengenalan Bonda.

Baru-baru ni tibalah giliran driver yang buat pembentangan. Topiknya adalah penjagaan enjin kereta. Selepas aje slide pertama dan pengenalan, keluarlah slide penceritaannya. Terperanjat besar, sebabnya semua ayat yang ditulis tiada spacing in between. Cekap pula Si driver ni membaca. Kami semua ketawa. Tidak pernah terfikir situasi sebegini boleh berlaku (ayat yang tiada spacing). Si driver tu relax aje. Nak tanya sama ada itu gimik atau sememangnya dia tidak tahu atau lupa, takut juga kalau-kalau dia terasa.

Satu lagi yang menariknya, tiada kesilapan ejaan. Boss pun membuat hipotesis: Dia type macam tu kerana speeding. Biasalah driver dipadankan dengan speeding.

Jawatan Kosong Di Kementerian Pelajaran Malaysia

Bonda ingin mempelawa kepada sesiapa yang mahu bertugas di Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi, Kementerian Pelajaran Malaysia, cepat-cepat maklum. Cuma ada satu kekosongan jawatan sahaja. Tawaran ini hanya untuk Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah.

Apa jawatan yang ditawarkan?

Nama jawatannya adalah Penolong Setiausaha.

Ini adalah kategori pegawai, lapis keempat dalam carta organisasi.

Gred jawatan adalah DG41. Bagi sesiapa yang bergred jawatan DG44 boleh juga memohon.

Di mana lokasi pejabat?

Pejabatnya di Cyberjaya, Selangor Darul Ehsan.

Ada apa-apa kriteria?

Ada iaitu ...

1. Keutamaan diberi kepada pegawai lelaki untuk memudahkan pergerakan. Jika anda seorang wanita, mudah dan sanggup bergerak (kerap outstation), Bonda rasa bolehlah juga memohon. Cubalah, mana tau ada rezeki.
2. Bijak dan organize (mampu plan kerja. Tahu apa kerja yang patut dan perlu dibuat);
3. Hardworking dan komited dengan tugas yang diberi;
4. Kreatif. Bila dah tahu dan faham apa tugas yang perlu dilaksanakan, dapatlah beri cadangan idea dan penambahbaikan proses kerja;
5. Dapat menyimpan rahsia. Pejabat ni berurusan dengan hal-hal sulit dan rahsia.
6. Dapat berkomunikasi dengan penuh etika kerana kerap kali berurusan dengan orang besar-besar.

Bila diperlukan?

Sekarang.

Kategori Terdesak

Bila tarikh tutup?

Bila jawatan itu dah diisi.

Macam mana nak mohon?

Tinggal aje pesanan di ruangan Sembang-Sembang (shout box). Nanti Bonda akan get in touch with you.

Cepat bertindak jika berminat.