Pengalaman : Penyelarasan Fail Meja Siri 1

Tugasan: Anda dipertanggungjawabkan menyelaras dan menyemak Fail Meja semua jawatan di organisasi anda. Bagaimanakah anda melakukannya?

Jadi, kita mencari strategi melaksanakannya. How to go about it? Bonda bukanlah pandai sangat untuk mengajar tapi Bonda faham perasaan pegawai yang mendapat tugasan itu dan tiada sesiapa yang dapat dirujuk untuk beri bimbingan. Di sini Bonda kongsikan pengalaman Bonda mengurus penyelarasan Fail Meja sebagai panduan buat anda jika mendapat tugasan seperti di atas.

Apabila Bonda ditugaskan sebagai penyelaras, Bonda perlu berfikir, buat sesuatu penambahbaikan dan penambahbaikan itu diterima baik oleh kebanyakan orang. Oleh itu, Bonda kaji/ study/ semak beberapa Fail Meja sedia ada. Jadi Bonda mulakan dengan unit Bonda.

Kebetulan pulak pada masa yang sama Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) juga mahu buat penyelarasan Fail-Fail Meja di semua Bahagian, Jabatan, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah. Bahagian Khidmat Pengurusan KPM bertindak sebagai penyelaras Fail Meja peringkat KPM. Jadi Bonda mendapat mandat yang besar untuk melakukan perubahan ke atas penampilan atau kompilasi Fail Meja.

Bonda juga berpeluang menghadiri bengkel Fail Meja yang dianjurkan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan KPM pada 2 hingga 4 Mac 2011 di Le Paris Hotel, Port Dickson, Negeri Sembilan. Penceramahnya adalah pegawai daripada MAMPU (taukeh Fail Meja penjawat awam) dan pensyarah daripada INTAN Tengah. Sesi-sesi ini telah memantapkan pengetahuan Bonda tentang Fail Meja. Tapi belum cukup mantap untuk jadi penceramah, sekadar kongsi pengalaman tu bolehlah.

Hasil daripada bengkel dan kajian semakan Fail Meja pegawai unit, Bonda akan melakukan perubahan berikut:

• Kompilasi Fail Meja dalam bentuk ring file. Ini akan memudah dan melancarkan pengemaskinian dilakukan. Fail Meja adalah dokumen 'hidup' iaitu perlu dikemas kini jika berlaku pertukaran pegawai/ staf atau perubahan tugas.

• Hanya satu (1) muka surat yang mengandungi maklumat pemegang Fail Meja seperti nama, jawatan, gred, emel. Tarikh kemas kini dan tandatangan pengesahan penyelia juga dicatat pada muka surat ini.

• Tiada muka surat dicatat. Tajuk atau bahagian akan diasingkan menggunakan separator.

• Pada carta organisasi tidak diletakkan nama pegawai/ staf yang menjawat jawatan itu. Hanya letak gelaran jawatan dan gred sahaja.

• Muka depan/ cover ring file mengandungi nama jawatan, nama unit dan nama organisasi/agensi sahaja.

Itu adalah cadangan format/standard/templet yang akan diguna pakai. Tapi Bonda perlulah mendapat persetujuan bos-bos Bonda terlebih dahulu sebelum memberi taklimat kepada semua pegawai dan kakitangan organisasi Bonda. Apa yang penting, kita perlu jelas hala tuju perubahan yang mahu dilaksanakan.

Rumusannya, strategi pelaksanaan penyelarasan Fail Meja adalah ...

1. Kaji di mana kita berada pada masa kini. Adakah sudah ada penyelarasan dari segi isi kandungan dan presentation?
2. Kenal pasti perubahan yang mahu dilakukan.

Bonda rasa cukuplah setakat ini dulu. Next time kita sambung siri 2 pulak.

Fail Meja: Suatu Pengenalan

Pernah dengar tentang Fail Meja? Apa yang anda tahu dan faham tentangnya? Setiap penjawat awam mungkin pernah terjumpa perkataan Fail Meja sepanjang tempoh perkhidmatannya. Tapi sejauh mana penjawat awam faham dan menghayati hasrat Fail Meja, itu lain cerita.

Cerita Fail Meja ni bermula pada tahun 1991 dengan adanya Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Usia pekeliling ni dah 10 tahun dan dengar-dengar cerita, MAMPU pun sedang dalam proses membuat semakan semula pekeliling ini. Jadi, jika anda ada apa-apa cadangan/komen/pandangan tentang Fail Meja ni, elok disuarakan kepada MAMPU.

Apa yang anda perlu tahu tentang Fail Meja:

Fail Meja adalah himpunan prosedur kerja bagi melaksanakan satu-satu tugasan mengikut jawatan. Ini definisi ringkas Bonda. Jika anda nak tulis artikel ilmiah yang melibatkan definisi Fail Meja, rujuk PKPK bil. 8 tahun1991.

Objektif diwujudkan Fail Meja adalah untuk membantu pegawai/ staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat memudah dan mempercepatkan proses pembelajaran dan penyesuaian kerja bagi orang baru.

Fail Meja menjadi dokumen rujukan utama pegawai/ staf dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan. Oleh itu setiap jawatan mempunyai satu (1) Fail Meja yang tersendiri. Jika organisasi kita mempunyai 74 jawatan (daripada bos besar hingga ke pemandu), bermakna organisasi kita mesti ada 74 Fail Meja yang sama tetapi tak serupa.

Rupa-rupanya Fail Meja perlu sentiasa dikaji semula daripada semasa ke semasa, sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali. Ia juga perlu dibuat pengemaskinian jika ada perubahan proses atau tugas baru. Hal ini perlu dilakukan supaya Fail Meja relevan dan sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai/ staf pada setiap masa.

Apa tugasan dan bagaimana nak melaksanakannya? Rujuk Fail Meja untuk jawapannya. Begitulah pentingnya Fail Meja kepada seseorang pegawai/ staf terutama orang baru.

Fail Meja perlu diserahkan apabila pegawai/ staf berkenaan akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan. Ini kerana Fail Meja itu akan digunakan oleh pegawai/ staf yang baru lapor diri atau mengambil alih jawatan itu.

Oleh itu Fail Meja tidak boleh bersifat terlalu peribadi kepada seseorang. Ia personalize kepada jawatan, bukannya individu. Pada pandangan Bonda, hari pertama seseorang lapor diri, Fail Meja jawatan itu mesti diserahkan kepadanya dan dia mesti study Fail Meja itu.

So itulah cerita latar belakang tentang Fail Meja. Bagi tahun 2011, salah satu tugas Bonda di pejabat adalah menyelaras Fail Meja semua pegawai dalam unit dan sektor Bonda. Sebelum Bonda dapat menjalankan penyelarasan, Bonda perlu study dan faham betul-betul hal-hal berkaitan Fail Meja. Langkah pertama yang Bonda ambil adalah kaji Fail Meja pegawai unit Bonda.

Hasil penemuan,

1. Kebanyakan proses kerja dah out dated.
2. Tidak semua tugasan yang dicatat dalam senarai tugas, diberikan atau dinyatakan proses kerja dan carta alir.
3. Proses kerja dan carta alir mengelirukan.
4. Proses kerja tidak sesuai atau setanding dengan jawatan sebagai Ketua Unit.
   

Bertitik tolak dengan penemuan ke-4, Bonda menyediakan Fail Meja Ketua Unit Bonda. Pengalaman Bonda menyediakan Fail Meja bos, akan disambung di lain kali. Give me a break.

Pertemuan Pertama Dengan Azian Elias, Rakan Blogger

Bonda nak mengabadikan saat permulaan perkenalan dan pertemuan Bonda dengan rakan di perjalanan kerana masing-masing mempunyai cerita yang tersendiri.
Kali ini Bonda nak kongsi pengalaman pertemuan pertama kali Bonda dengan Yan. Yan adalah seorang blogger, sama macam Bonda juga. Dengan kata lain, kami mula berkenalan/mengenali satu sama lain melalui blog. Yan jadi follower Bonda (di awal penglibatan Bonda sebagai blogger), mungkin gara-gara blog walking.

Lepas dah follow each other, kami berhubung melalui Face book pulak. Nak dipanjangkan cerita, Yan ada pulak connection dengan kakak ipar bakal menantu Bonda. Wah! Sangat menarik ceritanya. Bonda sangkakan pertemuaan pertama kami akan terjadi pada 17 April 2011, tapi ia berlaku pada 19 Mac 2011.

Inilah Yan atau Azian Ellias, rakan blogger.
Dulu, zaman persekolahan, Bonda ada sahabat pena. Tapi sekarang dah lost contact.

Pertemuan Bonda dan Yan berlaku di majlis khatam al-Quran anak abang bakal menantu Bonda. Nak tau cerita lanjut, baca aje kat SINI.

Sempat juga kami berkenalan. Dia seorang usahawan yang mengusahakan perniagaan pakaian Canggih dan lain-lain pakaian seragam sekolah. Dah 11 tahun berkecimpung dan berjaya mengecapi kejayaannya. Jika dia tunggu atau tetap menjadi cikgu sekolah rendah, mungkin tak ke mana. Maksud Bonda kesenangan fizikallah. Yan juga seorang yang peramah, senang diajak berbual. Anyway Bonda happy dapat berjumpa dan berkenalan dengan Yan. Semoga persahabatan kami berkekalan.