Pengalaman : Penyelarasan Fail Meja Siri 1

Tugasan: Anda dipertanggungjawabkan menyelaras dan menyemak Fail Meja semua jawatan di organisasi anda. Bagaimanakah anda melakukannya?

Jadi, kita mencari strategi melaksanakannya. How to go about it? Bonda bukanlah pandai sangat untuk mengajar tapi Bonda faham perasaan pegawai yang mendapat tugasan itu dan tiada sesiapa yang dapat dirujuk untuk beri bimbingan. Di sini Bonda kongsikan pengalaman Bonda mengurus penyelarasan Fail Meja sebagai panduan buat anda jika mendapat tugasan seperti di atas.

Apabila Bonda ditugaskan sebagai penyelaras, Bonda perlu berfikir, buat sesuatu penambahbaikan dan penambahbaikan itu diterima baik oleh kebanyakan orang. Oleh itu, Bonda kaji/ study/ semak beberapa Fail Meja sedia ada. Jadi Bonda mulakan dengan unit Bonda.

Kebetulan pulak pada masa yang sama Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) juga mahu buat penyelarasan Fail-Fail Meja di semua Bahagian, Jabatan, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah. Bahagian Khidmat Pengurusan KPM bertindak sebagai penyelaras Fail Meja peringkat KPM. Jadi Bonda mendapat mandat yang besar untuk melakukan perubahan ke atas penampilan atau kompilasi Fail Meja.

Bonda juga berpeluang menghadiri bengkel Fail Meja yang dianjurkan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan KPM pada 2 hingga 4 Mac 2011 di Le Paris Hotel, Port Dickson, Negeri Sembilan. Penceramahnya adalah pegawai daripada MAMPU (taukeh Fail Meja penjawat awam) dan pensyarah daripada INTAN Tengah. Sesi-sesi ini telah memantapkan pengetahuan Bonda tentang Fail Meja. Tapi belum cukup mantap untuk jadi penceramah, sekadar kongsi pengalaman tu bolehlah.

Hasil daripada bengkel dan kajian semakan Fail Meja pegawai unit, Bonda akan melakukan perubahan berikut:

• Kompilasi Fail Meja dalam bentuk ring file. Ini akan memudah dan melancarkan pengemaskinian dilakukan. Fail Meja adalah dokumen 'hidup' iaitu perlu dikemas kini jika berlaku pertukaran pegawai/ staf atau perubahan tugas.

• Hanya satu (1) muka surat yang mengandungi maklumat pemegang Fail Meja seperti nama, jawatan, gred, emel. Tarikh kemas kini dan tandatangan pengesahan penyelia juga dicatat pada muka surat ini.

• Tiada muka surat dicatat. Tajuk atau bahagian akan diasingkan menggunakan separator.

• Pada carta organisasi tidak diletakkan nama pegawai/ staf yang menjawat jawatan itu. Hanya letak gelaran jawatan dan gred sahaja.

• Muka depan/ cover ring file mengandungi nama jawatan, nama unit dan nama organisasi/agensi sahaja.

Itu adalah cadangan format/standard/templet yang akan diguna pakai. Tapi Bonda perlulah mendapat persetujuan bos-bos Bonda terlebih dahulu sebelum memberi taklimat kepada semua pegawai dan kakitangan organisasi Bonda. Apa yang penting, kita perlu jelas hala tuju perubahan yang mahu dilaksanakan.

Rumusannya, strategi pelaksanaan penyelarasan Fail Meja adalah ...

1. Kaji di mana kita berada pada masa kini. Adakah sudah ada penyelarasan dari segi isi kandungan dan presentation?
2. Kenal pasti perubahan yang mahu dilakukan.

Bonda rasa cukuplah setakat ini dulu. Next time kita sambung siri 2 pulak.