Fail Meja: Suatu Pengenalan

Pernah dengar tentang Fail Meja? Apa yang anda tahu dan faham tentangnya? Setiap penjawat awam mungkin pernah terjumpa perkataan Fail Meja sepanjang tempoh perkhidmatannya. Tapi sejauh mana penjawat awam faham dan menghayati hasrat Fail Meja, itu lain cerita.

Cerita Fail Meja ni bermula pada tahun 1991 dengan adanya Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Usia pekeliling ni dah 10 tahun dan dengar-dengar cerita, MAMPU pun sedang dalam proses membuat semakan semula pekeliling ini. Jadi, jika anda ada apa-apa cadangan/komen/pandangan tentang Fail Meja ni, elok disuarakan kepada MAMPU.

Apa yang anda perlu tahu tentang Fail Meja:

Fail Meja adalah himpunan prosedur kerja bagi melaksanakan satu-satu tugasan mengikut jawatan. Ini definisi ringkas Bonda. Jika anda nak tulis artikel ilmiah yang melibatkan definisi Fail Meja, rujuk PKPK bil. 8 tahun1991.

Objektif diwujudkan Fail Meja adalah untuk membantu pegawai/ staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat memudah dan mempercepatkan proses pembelajaran dan penyesuaian kerja bagi orang baru.

Fail Meja menjadi dokumen rujukan utama pegawai/ staf dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan. Oleh itu setiap jawatan mempunyai satu (1) Fail Meja yang tersendiri. Jika organisasi kita mempunyai 74 jawatan (daripada bos besar hingga ke pemandu), bermakna organisasi kita mesti ada 74 Fail Meja yang sama tetapi tak serupa.

Rupa-rupanya Fail Meja perlu sentiasa dikaji semula daripada semasa ke semasa, sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali. Ia juga perlu dibuat pengemaskinian jika ada perubahan proses atau tugas baru. Hal ini perlu dilakukan supaya Fail Meja relevan dan sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai/ staf pada setiap masa.

Apa tugasan dan bagaimana nak melaksanakannya? Rujuk Fail Meja untuk jawapannya. Begitulah pentingnya Fail Meja kepada seseorang pegawai/ staf terutama orang baru.

Fail Meja perlu diserahkan apabila pegawai/ staf berkenaan akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan. Ini kerana Fail Meja itu akan digunakan oleh pegawai/ staf yang baru lapor diri atau mengambil alih jawatan itu.

Oleh itu Fail Meja tidak boleh bersifat terlalu peribadi kepada seseorang. Ia personalize kepada jawatan, bukannya individu. Pada pandangan Bonda, hari pertama seseorang lapor diri, Fail Meja jawatan itu mesti diserahkan kepadanya dan dia mesti study Fail Meja itu.

So itulah cerita latar belakang tentang Fail Meja. Bagi tahun 2011, salah satu tugas Bonda di pejabat adalah menyelaras Fail Meja semua pegawai dalam unit dan sektor Bonda. Sebelum Bonda dapat menjalankan penyelarasan, Bonda perlu study dan faham betul-betul hal-hal berkaitan Fail Meja. Langkah pertama yang Bonda ambil adalah kaji Fail Meja pegawai unit Bonda.

Hasil penemuan,

1. Kebanyakan proses kerja dah out dated.
2. Tidak semua tugasan yang dicatat dalam senarai tugas, diberikan atau dinyatakan proses kerja dan carta alir.
3. Proses kerja dan carta alir mengelirukan.
4. Proses kerja tidak sesuai atau setanding dengan jawatan sebagai Ketua Unit.
   

Bertitik tolak dengan penemuan ke-4, Bonda menyediakan Fail Meja Ketua Unit Bonda. Pengalaman Bonda menyediakan Fail Meja bos, akan disambung di lain kali. Give me a break.