Pengenalan MS ISO 9001:2008

Kali ini Bonda masih lagi memperkatakan tentang MS ISO 9001:2008. Bonda perlu mencatat dan menyimpannya supaya ia mudah diakses. Catatan semasa kelas dijalankan amat berharga dan akan menjadi rujukan Bonda dan sesiapa aje yang memerlukannya.

Kenapa organisasi perlu melaksanakan MS ISO 9001:2008?

Ini kerana senario penyampaian perkhidmatan pada masa kini, iaitu ekspektasi pelanggan yang tiada had. Oleh itu menjadi suatu keperluan kepada organisasi untuk memberi perkhidmatan berorientasikan pelanggan.

Apa yang dapat organisasi lakukan untuk mencapai hasrat ini, iaitu memberi perkhidmatan berorientasikan pelanggan?
Jawapannya:

1. menambahbaik sistem dan prosedur kerja.
2. mengurangkan birokrasi.
3. pastikan staf berpengetahuan, kompeten dan komited dalam melaksanakan tugas.
   

Ini semua dapat dicapai dengan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di organisasi.

Apa maksud MS ISO 9001:2008?
MS adalah singkatan bagi Malaysia Standard.

ISO, cara menyebutnya adalah sebut bunyi suku katanya. Bukan disebut setiap huruf 'I', 'S', 'O'. Ini dapat mengelakkan salah tafsir maksud ISO. ISO bermaksud equal to. Ia berasal daripada perkataan Greek. Bonda masih belum dapat jawapan mengapa ia menggunakan huruf besar kerana kebiasaannya huruf besar digunakan untuk akronim.

9001 adalah nombor terdekat semasa pendaftaran standard bagi pengurusan kualiti dibuat pada tahun 1987.

2008 adalah merujuk kepada tahun pindaan dibuat.

9001:1987 --- keluaran pertama
9001:1994 --- pindaan pertama
9001:2000 --- pindaan kedua
9001:2008 --- pindaan ketiga

Sistem Pengurusan Kualiti menekankan aspek berikut:

1. Keperluan dan kehendak pelanggan dikenal pasti;
2. Sumber 5M (Money, Man, Material, Machine & Method) disediakan;
3. Perkhidmatan diberi/ produk dihasilkan;
4. Maklum balas pelanggan didapatkan;
5. Penambahbaikan dijalankan.
   

Semua ini terpapar dalam gambar di bawah.

Pembelajaran Bonda di INTAN Bukit Kiara telah menjelaskan kepada Bonda beberapa perkara, iaitu:

1. Manual Prosedur Kualiti (MPK) disediakan untuk pelanggan. MPK adalah janji organisasi kepada pelanggan.
2. MPK wajar diberi kepada pelanggan, iaitu pelanggan luar, pelanggan dalam, dan juga stakeholder.
3. Petikan-petikan dalam MPK seperti Dasar Kualiti dipaparkan kepada pelanggan. Pelanggan berhak mengetahui janji-janji organisasi kepadanya.
4. MPK diibaratkan seperti kad/buku menu yang diserahkan kepada pelanggan untuk mengetahui apakah pihak restoran tawarkan untuk mereka.
5. MPK adalah janji organisasi kepada pelanggan selaras dengan standard yang ditetapkan iaitu MS ISO 9001:2008. Ia bukannya terjemahan standard itu. Ianya berlaku di beberapa klausa.
   
6. Prosedur Kualiti (PK), Prosedur Sokongan, Arahan Kerja dan lain-lain dokumen yang digunakan oleh warga organisasi sebagai pemberi perkhidmatan hendaklah diletakkan di tempat yang diguna (point of use).
   
7. Semua staf yang terlibat sebagai pemberi perkhidmatan dalam setiap Prosedur Kualiti perlu mempunyai aksesibiliti/ kebolehcapaian kepada dokumen itu. Dengan kata lain, mereka (pemberi perkhidmatan mestilah tahu apa kandungan Prosedur Kualiti mereka).
8. Semua staf mestilah dapat baca dan mengetahui isi kandungan MPK dan PK.
9. Organisasi mesti kenal pasti siapa pelanggan luar, pelanggan dalam, dan stakeholder.
10. Organisasi mesti kenal pasti keperluan pelanggan.
11. Organisasi mesti kenal pasti kehendak pelanggan dan dapat membezakan antara keperluan dengan kehendak pelanggan.
12. Keperluan pelanggan mesti dipenuhi 100% oleh organisasi.
13. Kehendak pelanggan dipenuhi mengikut kemampuan organisasi.
14. Klausa 4, 5, 6 dan 8 dalam MS ISO 9001:2008 mesti dipatuhi oleh organisasi.
15. Sekiranya organisasi mahu mengecualikan mana-mana perkara, ianya mesti dinyatakan dalam MPK.
16. Catatan tidak dibenarkan dibuat dalam mana-mana dokumen kualiti.
17. Dokumen kualiti yang dah dilupuskan/ dibatalkan perlu ditanda dan dilabel BATAL.
18. Rekod adalah bukti kerja telah dibuat. Ia disimpan selepas buat kerja.
19. Dokumen adalah live record dan masih ada catitan yang dibuat, contohnya fail. Fail yang belum ditutup dikategori sebagai dokumen, manakala fail yang telah ditutup dikategori sebagai rekod.
20. Proses kerja dalam Prosedur Kualiti (PK) tidak semestinya sama dengan proses kerja dalam Fail Meja.
21. Proses kerja dalam PK adalah interaksi proses kerja iaitu hubungkait proses kerja dengan orang lain juga. Ia mempunyai ruangan tanggungjawab siapa untuk setiap proses kerja itu.
22. Fail Meja adalah proses kerja yang dilakukan oleh seorang aje yang ditugaskan. Dengan kata mudah, Fail Meja adalah cara-cara saya laksanakan tugas, manakala Prosedur Kualiti adalah cara-cara kami melaksanakan tugas itu.
    

Rasa-rasanya cukuplah dulu buat kali ini sebagai rumusan pengenalan kepada MS ISO 9001:2008.

Topik-topik di bawah ini juga berkaitan:

1. Bengkel Audit Dalam MS ISO 9001:2008 di INTAN Bukit Kiara
2. Kursus Audit Dalam MS ISO 9001:2008