Perbincangan Di Kolej Matrikulasi Perak

Penyediaan pelaksanaan Penilaian Tahap kecekapan (PTK) kaedah pencerapan (observation) telah membawa Bonda ke Kolej Matrikulasi Perak di Gopeng pada 2 hingga 3 Jun 2010.

Gambar A: asrama lelaki, rumah/blok kediaman staf, rumah pengarah dan rumah tamu. Agak jauh jugalah daripada blok akademik.

Cantik dan nyaman sekali suasana Kolej Matrikulasi Perak. Ianya berada di kawasan berbukit. Turun naik bukit dengan mendaki tangga dah biasa. Lebih sihat duduk kat sini kerana banyak bersenam.

Bonda dan rakan-rakan (kami pergi berempat iaitu 1 Ketua Penolong Setiausaha Unit Penilaian, 2 orang pegawai Unit Penilaian dan 1 orang pegawai kontrak Unit Penilaian) bermalam di rumah tamu Kolej Matrikulasi. Cantik dan luas rumahnya, maklumlah rumah diperuntukkan untuk Ketua Jabatan, besarlah.

Tu pintu masuk utama. Shot dari ruang tamu, di sebelahnya ruangan dapur.

Wet kitchen

Ruang tamu

Ruang istirehat

Ada 4 bilik tidur.

Bilik tidur utama

Seronoknya kalau dapat rumah sebesar ni. Iron dan iron board juga disediakan. Makan malam kami makan di kafeteria bersama student lelaki sebab rumah tamu tu dekat dengan asrama lelaki. Tiap-tiap malam boss yang belanja. Terima kasih boss.

Bonda ke Kolej Matrikulasi Perak untuk membuat pembentangan dan perbincangan dengan pensyarah tentang rubrik dan instrumen PTK. Mulai September 2010, semua Pegawai Perkhidmatan Pendidikan gred DG 48 dan DG 52 di kolej matrikulasi akan menduduki PTK kaedah pencerapan. Rasa-rasanya agensi lain belum lagi guna kaedah pencerapan untuk PTK. Bonda pasti BPPK satu-satunya agensi yang menggunakan rubrik selain daripada instrumen penilaian dalam PTK. Sesuai sangatlah dengan visi BPPK: "Peneraju dalam pembangunan dan penilaian kompetensi".

Bonda target dapat menyiapkan rubrik dan instrumen bagi 10 jawatan sepanjang tempoh 3 hari 2 malam Bonda di situ. Perbincangan telah dijalankan secara terperinci kerana ini merupakan peringkat akhir sebelum diserah kepada Pengarah Bahagian Matrikulasi untuk pengesahan. [Tip: Libatkan boss besar/ketua jabatan sesuatu organisasi (mengikut kesesuaian kaedah) untuk dapatkan kerjasama dan komitmennya. Hal ini dapat melancarkan urusan pelaksanaan kita di peringkat akar umbi.]

Daripada 10 jawatan, hanya 6 jawatan sahaja yang dapat diselesaikan. Jawatan yang belum dapat dimantapkan adalah:

1. Ketua Unit Kaunseling;
2. Pen. Pengarah (PP) Kaunseling;
3. Pen. Pengarah (PP) Peperiksaan;
4. Pen. Pengarah (PP) Hal Ehwal Pelajar.

Isu besar yang timbul berkaitan 4 jawatan itu adalah pelaksanaan tugas tidak sama dengan sukatan PTK bagi jawatan tersebut. Contohnya, mengikut sukatan PTK, PP Hal Ehwal Pelajar juga mengajar selain daripada menguruskan hal ehwal pelajar. Tetapi pelaksanaan sebenar (pada ketika ini) tidak macam tu. Inilah cabarannya kerana pembinaan instrumen penilaian perlu berdasarkan sukatan. So isu ini akan dibincang dengan pihak pengurusan Bahagian Matrikulasi.

Bonda bersama boss (KPSU) dan pegawai kontrak, Darlida

Bonda bersyukur dan lega kerana dapat pembantu (pegawai kontrak) yang cepat faham dan cekap. Deraf rubrik dan instrumen penilaian Bonda yang sediakan sebelum datang ke kolej matrikulasi, tapi editing (hasil daripada perbincangan) dibuat oleh pembantu Bonda. Tugas Bonda adalah menyemak editing nya sebelum diserahkan kepada boss.

Ingat ya! Jika kita serahkan/ arahkan orang bawah untuk laksanakan tugas, bimbingan perlu diberikan terutama bagi tugas yang baru, dan pantau hasil kerjanya kerana kita masih lagi bertanggungjawab atas kesempurnaan dan kelancaran pelaksanaan tugas itu.

Bagi sesuatu tugas baru (Bonda tiada pengalaman lagi), Bonda akan melaksanakannya dari A to Z termasuk tugas-tugas perkeranian supaya Bonda faham pelaksanaan tugas itu dari aspek teknikal. Bonda belum lagi jadi boss besar, bolehlah dapatkan pengalaman (hands on) teknikal. Bila dah jadi boss besar, lainlah strateginya pula.

Di sini Bonda membuat catatan Standard Operational Procedure (SOP) : Persediaan pelaksanaan mesyuarat/ perbincangan pemantapan rubrik dan instrumen PTK kaedah pencerapan.

Catatan ini sebagai satu panduan kepada pegawai baru untuk melaksanakan tugas yang hampir sama. Pengubahsuaian perlu dibuat sendiri.

Proses ini bermula selepas rubrik dan instrumen digubal buat kali pertama (deraf lagi).

1. Edit dan selaraskan semua rubrik dan instrumen dalam nada yang sama. Untuk menjadikan ia senada, tugas itu hanya sesuai dilakukan oleh 1 orang saja. Jadi Bonda ambil task itu, lagi pun Bonda adalah desk officer nya.
2. Bentang dan bincang dalam mesyuarat peringkat organisasi kita (dalam kes ni BPPK). Perbincangan disertai oleh boss-boss dan pegawai-pegawai yang bertanggungjawab dalam task ini.
3. Editing terakhir (hasil mesyuarat) dibuat.
4. Sediakan/ plan jadual pelaksanaan mesyuarat/ perbincangan pemantapan secara terperinci seperti tarikh dan masa, jawatan yang akan dibincangkan bagi setiap slot, dan siapa yang perlu hadir dalam perbincangan bagi setiap slot.
5. Sediakan secukupnya dokumen yang akan digunakan semasa perbincangan iaitu

• sukatan PTK
• rubrik dan instrumen
• borang Akta Rahsia
• senarai kehadiran
• softcopy rubrik dan instrumen
• pensil dan pemadam
• kertas A4
• Laptop dan LCD disediakan oleh pihak kolej matrikulasi.

Moral of the story: Sebagai desk officer bagi sesuatu task, kita mesti memahami pelaksanaannya di hujung jari.